Des politiques et procédures sont en place pour vous aider à orienter le fonctionnement de votre entreprise en interne et en externe. En examinant périodiquement vos politiques et procédures, vous vous assurez de toujours respecter les meilleures pratiques. L'évaluation vous aide à mettre à jour vos directives, le cas échéant, afin de refléter les changements survenus dans votre entreprise ou votre économie et de répondre aux besoins ou aux préoccupations de l'entreprise.
Définir les politiques
Les politiques sont les protocoles écrits de votre société pour la gestion des différentes fonctions de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez avoir des politiques internes pour des choses telles que la tenue de travail, l'assiduité ou la manière dont les jours de vacances sont demandés. Vous pouvez également avoir des politiques externes pour des problèmes tels que l’achat ou le traitement des plaintes des clients. Selon le groupe de conseil KCG, les politiques ouvrent la voie à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des procédures, et devraient correspondre aux objectifs stratégiques de l’organisation. Les polices sont généralement désignées par un propriétaire, la haute direction, un conseil consultatif ou un conseil d'administration.
Politiques de révision
Examinez régulièrement les politiques pour vous assurer qu'elles sont complètes, complètes et faciles à comprendre. Utilisez les commentaires des clients et du personnel au cours du processus. Selon KCG, une politique doit être écrite, avec un ensemble de directives individuel pour chaque politique. Cela facilite la compréhension, la révision et le changement si nécessaire. Par exemple, si les clients se plaignent régulièrement que vous n’avez pas de politique de retour ou de remboursement définie, ou si les membres du personnel prétendent qu’il n’ya pas de procédure équitable concernant la façon dont les gens utilisent leurs journées personnelles, cela vaut la peine d’ajouter ces questions à votre programme d’examen des politiques. Lorsqu'une stratégie n'a plus de sens pratique ou n'est plus applicable, vous pouvez la mettre à jour ou l'éliminer.
Définir les procédures
Les procédures sont les étapes ou processus que votre entreprise utilise dans ses activités quotidiennes. Par exemple, vous pouvez définir une procédure d'enregistrement des visiteurs, d'ouverture ou de fermeture du commerce pour la journée, de nettoyage ou d'utilisation de machines. Disposer de procédures en matière de procédures permet de garantir la sécurité et l’efficacité de votre entreprise, en particulier dans les zones où des erreurs pourraient être dangereuses ou coûteuses. Par exemple, si vous ne disposez pas d’une procédure permettant de verrouiller vos portes la nuit, vous pouvez exposer votre entreprise à un risque de vol ou de vandalisme. Selon KCG, les procédures devraient inclure des informations sur qui fait quoi, quand, et dans quel ordre et pour quelle raison.
Procédures de révision
Les activités comportant plusieurs étapes, ou les étapes devant être appliquées dans un ordre particulier, doivent être accompagnées de directives de procédure. Si certains éléments de votre entreprise rencontrent des erreurs fréquentes, la procédure pour ce domaine doit être évaluée. Par exemple, si les clients se plaignent régulièrement de retards de livraison, évaluez vos procédures de prise de commande, d’emballage et de suivi de l’expédition. Cela vous aidera à identifier les domaines dans lesquels une clarification ou une définition plus précise est nécessaire. Passez en revue les procédures en demandant à des membres du personnel peu familiarisés avec un processus de lire vos directives existantes et d’identifier les domaines qui n’ont pas de sens ou qui sont difficiles à comprendre.
