Comme les entreprises, les hôpitaux se conforment aux normes de gouvernance de l’ensemble du secteur. Ils rédigent des déclarations de mission pour clarifier leurs objectifs et donnent aux administrateurs les moyens de les faire respecter. Sans un personnel dédié, les hôpitaux ne peuvent pas atteindre leurs objectifs et fournir des services optimaux. À l'instar des entreprises, les hôpitaux peuvent fidéliser leurs employés par le biais de politiques et de procédures applicables à tous. L'assemblage de ces stratégies dans un seul manuel les rend facilement accessibles et favorise la conformité.
Créez une page de couverture comprenant le titre du manuel des politiques, le nom de l'hôpital, la date à laquelle les politiques ont été publiées et le bureau qui les a préparées.
Rédigez une table des matières à la page suivante. Cela devrait coïncider avec les politiques et procédures décrites à l'étape 2.
Créez un index qui organise les politiques et les procédures par ordre alphabétique par sujet. Rédigez chaque politique et procédure dans une sous-section intitulée séparément.
Créez un "formulaire de mise à jour" avec des en-têtes de colonne pour "Date", "Révisé par" et "Politique". Expliquez que les modifications apportées aux politiques doivent être datées et signées par la personne qui les a révisées. Fournissez des rangées de lignes sous les en-têtes de colonne pour enregistrer les changements de stratégie.
Rédigez une introduction expliquant le but des politiques et des procédures. Un exemple pourrait être: "Les politiques et procédures décrites dans ce manuel sont destinées à aider les chefs de département à superviser leurs équipes et à inspirer le personnel à remplir la mission de l'hôpital." Identifiez le personnel qui a rédigé les politiques. Indiquez que les politiques peuvent être modifiées par le personnel désigné, tel que l'administration ou le conseil d'administration de l'hôpital.
Insérer une page de "Définitions". Définissez les termes "politiques" et "procédures". Soulignez la différence entre eux. Par exemple, les politiques découlent des objectifs de l'hôpital, tandis que les procédures servent de stratégies pour atteindre les objectifs.
Ajoutez un organigramme ou un graphique illustrant le processus de développement de la stratégie. Discutez des rôles que les supérieurs hiérarchiques et les chefs de département jouent dans l’élaboration, le développement, l’interprétation et l’application des directives.
Fournir une page de contact. Identifiez les administrateurs d’hôpital pouvant répondre aux questions relatives aux politiques. Par exemple, le personnel de planification et d'analyse peut être contacté à propos des politiques à l'échelle de l'hôpital, tandis que les ressources humaines peuvent être invitées à fournir des informations sur les procédures du personnel.
Incluez une page intitulée "Distribution des stratégies signées". Identifiez les superviseurs d'hôpitaux qui ont approuvé les politiques dans le cadre du processus d'approbation.
Concluez le manuel des politiques et procédures avec une déclaration expliquant comment ils doivent être utilisés. Spécifiez que les employés doivent interpréter les politiques sur la base de consultations avec les chefs de département appropriés.
