Les politiques et procédures d'un cabinet médical ou d'une clinique sont essentielles pour définir les normes de soins de santé et les normes administratives auxquelles les cliniciens sont tenus de se conformer. Un manuel de politique et de procédure indique aux médecins, aux infirmières et aux autres membres du personnel de bureau comment s’acquitter de certaines tâches pour pouvoir fournir des soins de qualité aux patients. Étant donné que le secteur des soins de santé est complexe et qu'il est géré par de nombreux règlements, un manuel de politiques et de procédures indique également quelles lois doivent être respectées. La rédaction de politiques et procédures médicales est une pratique courante, car les lois en évolution dans le secteur de la santé exigent souvent que les politiques de votre cabinet médical changent également.
Dressez une liste des catégories ou des sections que vous souhaitez inclure dans votre manuel de règles et de procédures. Parmi les catégories généralement répertoriées dans les manuels de procédures et de politiques médicales, on peut citer, entre autres: assurance, classement médical, soumission et facturation des demandes de règlement, sécurité des patients, sécurité des employés, accréditation et privilèges, pharmacologie, droits des clients, confidentialité et formation des employés.
Identifiez les exigences légales - ou les conditions de licence - qui se rapportent à votre secteur de travail médical. Par exemple, si vous rédigez des politiques et des procédures pour un bureau de cardiologie, votre clinique peut avoir à respecter un ensemble de règles spécifiques qui sont différentes de celles auxquelles un bureau de pathologie doit se conformer. Afin de rédiger des politiques et procédures efficaces, vos politiques doivent être conformes à la réglementation fédérale.
Créez un modèle pour vos stratégies et procédures. Les modèles vous aideront à garder chaque politique que vous rédigez cohérente et normalisée. Le modèle doit inclure le titre ou le numéro de la politique, son objectif, son applicabilité et les étapes des procédures à exécuter. Vous pouvez également inclure un avertissement si la politique va de pair avec un formulaire médical particulier. Par exemple, si vous écrivez une politique et une procédure pour "l'admission du patient", vous devez joindre le formulaire d'admission du patient à la fin de la politique.
Utilisez vos principales catégories de stratégies pour définir des stratégies individuelles. Si votre catégorie de stratégie principale est la confidentialité, vous pouvez définir deux stratégies distinctes dans cette section, telles que la divulgation d'informations sur la sécurité électronique et la santé des patients. Sous votre catégorie de classement médical, vous avez peut-être des politiques relatives au dépôt en temps voulu et aux demandes de dossiers médicaux.
Commencez à écrire les procédures pour chaque politique que vous souhaitez inclure dans votre livre. Ecrivez-les directement dans les modèles et étiquetez-les brouillon pour le moment. Soyez aussi précis que possible pour chaque politique que vous écrivez. Toutes les étapes doivent être clairement définies et faciles à comprendre.
Créez une table des matières pour votre livre de règles et procédures médicales. Une table des matières aide à garder les choses organisées pour que les lecteurs puissent trouver facilement la politique et la procédure qu'ils recherchent.
Assurez-vous que vos politiques sont conformes à HIPAA. HIPAA, la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie, est un règlement fédéral qui interdit aux entités de soins de santé de divulguer des informations relatives à la santé d’un patient sans son consentement. Si vous ne respectez pas les normes HIPAA, votre entreprise peut se voir imposer une amende pour non-conformité et donner lieu à une action en justice si un patient a le sentiment que sa confidentialité a été violée.
Envoyez vos projets de politiques et procédures aux autorités appropriées de votre organisation, telles que le directeur médical ou le médecin en chef, pour examen et approbation finale.
Passez en revue vos politiques et procédures chaque année pour vous assurer de ne pas avoir à les modifier. Ajoutez de nouvelles stratégies à votre livre au fur et à mesure et supprimez les anciennes stratégies qui ne sont plus applicables.
