La clé de la rédaction de procédures et de politiques strictes consiste à rendre les documents suffisamment rigides pour documenter les règles de l’organisation, mais suffisamment souples pour pouvoir être suivis facilement, la plupart du temps sans dérogation, car vous devez documenter chaque petit virage de votre trajectoire. Il est possible que vous entendiez des procédures et des règles appelées procédures opératoires standard dans de nombreuses organisations. Ces documents constituent la colonne vertébrale d'une organisation. Par conséquent, si vous les écrivez bien, vous aiderez l'entreprise à rester sur la bonne voie et garantirez que les procédures standard sont appliquées de la même manière par tout le personnel. Si vous travaillez dans un secteur réglementé, comme des sociétés pharmaceutiques ou de biotechnologie, de solides SOP sont absolument indispensables au succès de votre entreprise, car la Food and Drug Administration se base sur ces documents lors de tout audit.
Rédigez un aperçu de toutes les procédures et politiques dont votre organisation a besoin. Créer un bref aperçu des procédures et des politiques vous aidera à organiser votre écriture. Regrouper la politique et les procédures par département peut vous aider à organiser vos pensées. Organisez le plan avec les documents les plus importants au début afin que vous puissiez hiérarchiser la rédaction des SOP. Après tout, vous devez commencer quelque part et commencer par le plus important signifie qu'au moins, cela sera fait. Il se peut que vous deviez revoir ces premiers documents après avoir écrit SOPS. Il est impératif que les SOPS n'entrent pas en conflit.
Découpez les procédures et les stratégies individuelles en tâches distinctes pour la rédaction de chaque document. Dans votre plan, ajoutez des sous-tâches pour chaque document afin que les étapes soient claires, logiques et en ordre. De cette façon, les documents s’écrivent presque eux-mêmes. Assurez-vous d’ajouter uniquement les étapes les plus larges. Si vous écrivez votre SOPS trop en détail, il y a trop de chance d'avoir des écarts. Pas une bonne chose.
Interviewer le personnel qui effectue les tâches. Ne négligez pas les précieuses contributions des employés effectuant actuellement les tâches. Les SOP devraient documenter la façon dont les choses sont faites et ce sont les gens au courant. Alors, demandez aux travailleurs, et non aux gestionnaires, d’écrire des projets de documents. Ils peuvent toujours être renforcés par un rédacteur technique.
Remplissez votre plan avec des procédures plus détaillées que votre personnel doit suivre. Il est recommandé de garder les choses simples lors de la rédaction de politiques et de procédures. C’est aussi une pratique largement acceptée d’écrire au niveau américain de cinquième année - cela signifie qu’un cinquième année devrait pouvoir lire et comprendre chaque mot.
Décidez qui va signer les procédures et les politiques. La signature doit contenir des noms de haut niveau pour que les patrons sachent comment les choses se passent. Certaines organisations appliquent toutes les politiques et procédures par le biais du service des ressources humaines ou de leur branche juridique pour s'assurer qu'aucune loi n'est enfreinte.
Organisez une réunion de synthèse pour réunir tous les signataires dans une même pièce afin de discuter de la politique. Dans la mesure du possible, réunir toutes les parties dans une même pièce pour discuter d'une politique donnée fera avancer le document beaucoup plus rapidement que de le faire circuler et de demander des commentaires. Si vous voulez vraiment accélérer les choses, fixez-vous l'objectif de faire signer le POS à la fin de la réunion.
Signer, dater, contrôler les versions et diffuser les procédures et les politiques finalisées. Envisagez de donner à chaque employé un manuel de l’employé qui pourra être mis à jour avec les documents révisés si nécessaire. En fait, créez une politique et une procédure pour le traitement des cahiers, y compris une vérification périodique des cahiers des employés pour vous assurer que tout le personnel doit être à jour.
Examiner les SOP approuvées existantes selon un calendrier. Chaque PNE devrait être revu annuellement ou au moins deux fois par an pour s’assurer que les pratiques et les politiques n’ont pas changé. Assurez-vous d'obtenir de nouvelles signatures et dates afin que, si audité, il y ait une trace papier claire des versions précédentes.
Conseils
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Les petites entreprises négligent souvent les procédures standard, mais elles sont essentielles pour assurer la santé de l'entreprise.
