Le suivi et l'évaluation des procédures de passation des marchés font partie intégrante de la gestion d'une organisation. Le processus d’achat mérite une attention particulière de la part de la direction afin de s’assurer qu’il ne soit pas victime de fraude et de corruption. Les procédures de passation des marchés doivent inclure des contrôles efficaces pour assurer la responsabilité et la transparence. La surveillance et l’évaluation continues du processus d’achat par la direction permettent d’établir l’intégrité et le respect des lois et des normes éthiques.
Identifiez les contrôles internes existants et déterminez s'ils fonctionnent comme prévu. Aucune possibilité ne devrait exister pour que l'un des contrôles soit annulé. Les contrôles internes clés à évaluer comprennent la séparation des tâches, les contrôles de supervision, les contrôles de réception, les contrôles d'autorisation et les contrôles d'enregistrement.
Développez une liste de contrôle de conformité pour déterminer si les procédures d'achat sont suivies. La liste de contrôle doit être conçue avec la collaboration des employés et de la direction. En participant à l'élaboration de la liste de contrôle, l'employé est essentiellement en cours de formation et est davantage sensibilisé au processus. Une bonne liste de contrôle de la conformité renforce les procédures existantes et traduit les objectifs d'équité, d'ouverture et de concurrence.
Effectuez une évaluation des risques pour cartographier ou identifier les préoccupations, les faiblesses ou les zones à haut risque. En identifiant des indicateurs ou des «signaux d'alarme», l'organisation peut s'assurer que des contrôles internes adéquats sont en place pour prévenir les irrégularités. En identifiant les risques, les conflits d'intérêts et l'incidence de fraude et de corruption peuvent être réduits.
Suivre les achats spécifiques tout au long du processus d'achat. Déterminer si le marché prévoyait une concurrence ouverte et s'il était transparent et exempt de discrimination à l'égard de certains fournisseurs. Déterminez si la méthode d'approvisionnement utilisée était adaptée au bien ou au service acquis et assurez-vous qu'elle a été bien documentée.
