Il existe de nombreuses procédures et processus d'achat, mais certaines procédures devraient être communes à tous les départements des achats. Ceux-ci incluent la sélection des fournisseurs, la demande d'informations, la soumission, l'évaluation des offres, l'attribution du contrat et l'inspection..
Choix du fournisseur
Les organisations ont généralement une liste de fournisseurs agréés préférée qui est gérée par le service des achats. Ce sont des entreprises qui ont fait l’objet d’un processus de sélection et qui répondent le mieux aux besoins d’une entreprise.
Demander une information
Lorsqu'il est nécessaire d'acheter des articles que les fournisseurs privilégiés actuels sont incapables de s'approvisionner, une entreprise étudie généralement le marché. Le besoin sera envoyé aux fournisseurs choisis qui se verront demander une offre. Pour les demandes de faible valeur, une demande informelle d'informations ou une demande de devis est envoyée aux fournisseurs identifiés. Pour les articles de valeur supérieure, un processus d'appel d'offres complet sera suivi. Cela peut souvent prendre jusqu'à six mois entre l'identification de la nécessité et l'attribution finale du contrat.
Retours de soumission
Les fournisseurs sont généralement invités à renvoyer leurs offres à un agent nommé avant une heure et une date déterminées. Les offres peuvent inclure une description du service ou des biens proposés par le fournisseur, le coût proposé pour la réalisation des travaux nécessaires ou la fourniture des fournitures nécessaires, les informations financières de l'entreprise et toute question posée par l'entreprise acheteuse au fournisseur potentiel.
Évaluation des offres
Une fois que les offres / offres ont été retournées, une organisation d’achat dispose généralement d’un délai précis pour évaluer les retours, prendre une décision de contrat et informer les fournisseurs ayant réussi ou non. Avant l'envoi des documents d'appel d'offres, une organisation acheteuse élaborera un critère de notation en fonction duquel les candidats seront notés et notés. Des considérations telles que le prix et la qualité sont des critères de notation habituels.
Attribution du contrat
Une fois les offres évaluées et notées, les fournisseurs en seront informés par une approbation ou un rejet. Les fournisseurs retenus sont également informés par écrit. La meilleure pratique en matière d’achats est d’offrir aux fournisseurs non retenus la possibilité d’obtenir un compte rendu. Cela leur permet de savoir pourquoi leur offre n'a pas été sélectionnée et de mieux comprendre les futurs appels d'offres.
Conclusion du contrat
Une fois le service / la fourniture fourni, l’organisme acheteur vérifiera que la qualité, la quantité et les spécifications ont été respectées. À ce stade, l'organisation émettra le paiement. Dans de nombreux cas, il est courant d’organiser une réunion post-contractuelle entre l’organisme acheteur et l’organisme fournisseur. Cela donne à chaque partie l'occasion de faire des commentaires et d'élaborer un document post mortem pour les futures activités de passation de marchés.
