L'acquisition d'un projet consiste à acheter ou à vendre des produits ou des services pour effectuer divers travaux définis dans les documents du projet. Il y a plusieurs étapes pour s'assurer que cela est fait correctement. Selon les normes mondialement reconnues établies par le Project Management Institute (PMI) dans le livre "Un guide sur le corpus de connaissances en gestion de projet" (PMBOK), il existe six groupes de processus directement liés à la gestion des achats. Ces groupes de processus incluent tous les aspects d'un contrat, de la collecte d'informations à la clôture du contrat.
Planifier les achats
Le processus de planification des achats se déroule pendant la phase de planification d'un projet. Dans ce processus, le PM collabore avec l'équipe pour planifier ce qui sera acheté et / ou acquis. Les outils et techniques utilisés sont une analyse de fabrication ou d'achat, un jugement d'expert et des types de contrat. L'objectif est de devenir le plus éduqué possible dans toutes les possibilités. Une fois ce processus terminé, l'équipe de gestion de contenu peut commencer à affiner les informations clés.
Planification des contrats
Planification des contrats peut être définie comme utilisant les informations de la phase de planification des achats pour affiner les informations et identifier les vendeurs potentiels. Cela se produit lors de la phase d'exécution d'un projet. Les outils et techniques utilisés au cours de ce processus sont des formulaires standard et des avis d'experts.
Demander une réponse du vendeur
L’administration des achats a lieu à la phase d’exécution du projet. L’équipe de gestion de projet a dressé un tableau clair de ce qui sera nécessaire pour mener à bien le projet. L’équipe recueille et examine les offres, offres et propositions pour prendre une décision éclairée. Les outils et techniques utilisés au cours de ce processus incluent des conférences de soumissionnaires, de la publicité et une liste de vendeurs qualifiés.
Sélectionner des vendeurs
Une fois que l'équipe décide, elle sélectionne des vendeurs et commence les négociations de contrat. Il existe plusieurs outils et techniques pour ce processus. Ils comprennent un système de pesage, des estimations indépendantes, un système de filtrage, des négociations de contrat, un système de notation du vendeur, le jugement d’experts et des techniques d’évaluation des propositions. Ces outils et techniques aident l’équipe à peser tous les facteurs et à prendre une décision éclairée.
Administration des contrats
L'administration du contrat a lieu pendant la phase de surveillance et de contrôle du projet. C'est là que le travail est fait. La fonction principale du chef de projet est de gérer les relations entre l'acheteur et le vendeur et de veiller à ce que les obligations et les conditions du contrat soient respectées. Les outils et techniques utilisés au cours de ce processus sont un système de contrôle des modifications de contrat, des analyses de performance effectuées par l’acheteur, des inspections et audits, des rapports sur la performance, un système de paiement, une administration des sinistres, un système de gestion des dossiers et une technologie de l’information.
Fermeture du contrat
Le processus de clôture du contrat a lieu pendant la phase de fermeture du projet. Le travail est terminé et l’équipe résoudra toutes les questions en suspens et examinera le contrat pour s’assurer que toutes les conditions ont été respectées et que les modifications demandées au cours du projet ont été complétées et reflètent les modifications apportées au contrat. Le PM utilisera deux outils et techniques pour ce processus, des audits de passation des marchés et un système de gestion des enregistrements. Garder une trace des leçons apprises aidera les projets futurs.
