Un plan d'approvisionnement du projet décrit et documente tous les achats auprès de fournisseurs externes qui seront nécessaires pour répondre aux besoins d'un projet particulier. Un projet peut nécessiter des ordinateurs, du papier ou d’autres fournitures en fonction de la nature du projet. Décrire les besoins du projet et la manière dont les fournitures seront achetées permet un budget adéquat et une planification appropriée. Un bon plan d’approvisionnement indiquera également les étapes à suivre pour initier et exécuter les achats. Cela garantira que toutes les offres sont acceptées équitablement et servent au mieux les intérêts de l'entreprise.
Définir les exigences du plan. Inclure tous les objectifs du plan. Par exemple, obtenir des produits auprès des meilleurs fournisseurs au plus bas coût.
Dressez la liste de l'équipe des achats. Cette liste inclura toutes les parties qui seront incluses dans les décisions d'achat. Inclure les noms et les informations de contact pour chaque personne ou groupe.
Documenter la justification de l'achat. Indiquez les raisons pour lesquelles les fournitures sont nécessaires et comment elles seront utilisées. Identifiez les articles qui seront achetés pendant la durée de vie du projet. Inclure la quantité d'articles nécessaires.
Construisez un calendrier qui identifie tous les achats qui seront effectués sur la durée du projet. L'achat de fournitures en vrac ou à certaines périodes de l'année peut entraîner des économies. Inclure ces détails dans le cadre de la chronologie.
Définir le processus de sélection des fournisseurs. Cela inclut toutes les étapes nécessaires pour obtenir des offres. Déterminez le nombre minimal d'offres à obtenir avant de sélectionner un fournisseur. Énumérez tout contrat ou conditions de paiement qui doivent être convenus avant de choisir le fournisseur.
Créez une liste de tâches à effectuer pour acheter un article. Identifiez tous les documents à remplir pour traiter un bon de commande. Les commandes d'achat devront peut-être être autorisées par la direction.
Conseils
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Revoir le plan d'approvisionnement régulièrement. Les modifications apportées aux conditions des fournisseurs et à d’autres facteurs de marché peuvent avoir une incidence positive ou négative sur le plan. Ajustez le plan pour répondre au mieux aux besoins de votre entreprise.
