Les termes «coûts du projet» et «budget du projet» sont souvent évoqués de manière vague lors des étapes de planification du projet. Alors que certains pensent que les deux termes sont interchangeables, d'autres savent qu'il existe une différence entre les deux. Il est important que le chef de projet comprenne le sens de ces termes et sache les utiliser correctement pour éviter toute confusion lors de la gestion du projet et de la communication avec les dirigeants de l'entreprise au sujet de sa progression.
Budget du projet
Le terme «budget de projet» fait référence à un budget qui indique comment l'argent affecté au projet sera dépensé. Il détaille les détails financiers concernant les dépenses et les achats nécessaires à la réussite du projet. Le budget indiquera les salaires des employés, les achats de machines, les fournitures, les outils et le loyer pour les bureaux temporaires, par exemple. En d’autres termes, le chef de projet pourra comptabiliser chaque centime dépensé pour le projet.
Coûts du projet
Le terme «coût du projet» désigne la somme totale que le projet en question coûtera à la société. Les dirigeants se servent de ce chiffre pour modifier les autres budgets de l’entreprise, tels que les budgets opérationnels, le budget principal et les budgets de dépenses, afin de laisser de la place au projet en question. Le coût total du projet est calculé en additionnant les coûts totaux dans le budget du projet, afin que les propriétaires d'entreprise sachent combien ils doivent mettre de côté.
Développement de projet et changements
Le plan de coût global du projet est affecté si le budget du projet est ajusté au cours du développement et de l'exécution du projet. Par exemple, le projet peut être affecté par des circonstances imprévues, telles que les mauvaises conditions météorologiques ou le manque de main-d'œuvre sur le terrain. Le budget peut changer si une machine tombe en panne et doit être remplacée. Si le budget change après son approbation, le coût total du projet est également ajusté.
Utilisation des coûts et du budget
Les dirigeants de la société conserveront les coûts du projet initialement prévus et les coûts finaux du projet pour la planification future. La différence de coûts montrera où la planification avait des défauts, ce qui est bénéfique pour les projets futurs. Il est également utile en termes de gestion des risques et de mesures de prévention, de sorte que le budget peut être plus précis pour les projets ou tâches futurs.
