Aujourd'hui, de nombreuses entreprises et agences d'État ont remplacé le compte de dépenses par des plans de remboursement. Ce plan de remboursement empêche les employés d’utiliser les comptes de dépenses de l’entreprise ou de l’État pour des raisons autres que les dépenses approuvées. Cependant, vous aurez peut-être de la difficulté à garder une trace des éléments figurant sur les reçus; Parfois, les dépenses personnelles se mêlent aux dépenses de l'entreprise et vous êtes responsable de signaler le problème et d'accepter uniquement le remboursement qui vous est dû pour les affaires officielles. Lorsque cela se produit, il vous sera demandé d'écrire une lettre pour expliquer les reçus et préciser quelles dépenses doivent être remboursées.
Commencez la lettre en tapant la date. Ignorez une ligne et tapez le nom et le titre de la personne à contacter, le nom de la société et l'adresse de la société sur des lignes distinctes. Ignorez un autre espace et tapez "Chère Mme / Monsieur. (Nom de famille)" suivi de deux points.
Identifiez-vous et expliquez immédiatement le but de votre lettre. Par exemple, "Mon nom est Jill Harrison du département de la comptabilité et je vous écris pour expliquer les reçus de mon récent voyage d’affaires à Akron afin de préciser quels articles je devrais être remboursé et quelles sont mes dépenses personnelles qui ne nécessitent pas remboursement."
Détaillez les dépenses qui devraient être remboursées dans une liste numérotée, et référez-vous au reçu approprié et à la date du reçu pour aider la personne qui traite le remboursement. Si votre organisation travaille sur une base journalière et ne vous attribue qu'un montant spécifique par jour pour la nourriture, le logement ou d'autres articles, ventilez les dépenses quotidiennes pour que le responsable du traitement puisse voir si vous êtes resté au-dessous de ce montant.
Indiquez les dépenses figurant sur les reçus qui constituent vos dépenses personnelles. Vous n'avez pas besoin d'expliquer ce que c'est, mais indiquez que c'est votre charge personnelle. Donnez un total de ces dépenses aussi. Votre entreprise ou votre organisation peut également vous demander de supprimer du montant du remboursement les charges fiscales correspondantes liées à ces objets personnels.
Indiquez les totaux à la fin de ce qui devrait vous être remboursé, ainsi que le total de ce que vous refusez. Ces deux chiffres doivent correspondre au montant total en dollars des recettes. Indiquez le montant en dollars pour lequel vous demandez un remboursement et le montant en dollars pour lequel vous refusez le remboursement; les organisations exigent souvent que vous formuliez ces déclarations dans un langage clair pour des raisons juridiques.
Remerciez le responsable du traitement de son temps et présentez vos excuses pour la gêne occasionnée par le tri des reçus. Indiquez votre numéro de téléphone professionnel et votre adresse électronique au cas où il aurait des questions sur les frais figurant sur les reçus.
Fermez la lettre en tapant «sincèrement» et ignorez trois espaces. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre sur le papier à en-tête de la société et signez votre nom au-dessus du nom saisi. Faites une copie de la lettre et des reçus et conservez-les pour vos dossiers. Envoyez la lettre à la personne de contact qui traitera le remboursement.
