En tant qu’agent d’assurance, vous allez devoir refuser certaines réclamations. Lorsque vous refusez une demande, vous devez envoyer au client une lettre détaillant le motif de votre refus. Cela peut être gênant, mais cela fait partie de votre travail. Gardez votre lettre professionnelle et concise afin de rendre l’interaction aussi simple que possible pour vous et le client.
Conseils
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Assurez-vous d'inclure des détails spécifiques sur le refus ou le client peut poursuivre le fournisseur d'assurance pour dommages et intérêts par le biais d'une réclamation d'assurance de mauvaise foi.
Quelles sont les raisons pour refuser la réclamation d’un client?
Voici quelques raisons courantes de refuser des demandes d’assurance:
- Les dommages ne sont pas couverts par la police du client.
- La cliente n’a pas payé ses primes d’assurance.
- Il n'y a pas suffisamment de preuves pour soutenir la demande.
- La réclamation n’a pas été déposée à temps.
- Le client a donné des informations incorrectes.
Cette liste n'est pas exhaustive et il peut y avoir d'autres raisons pour refuser la demande. Le point important est d’énoncer clairement ces raisons. Si le client n'est pas satisfait des raisons que vous indiquez, il peut avoir le droit de se plaindre.
Que devrait être dans votre lettre de refus de réclamation?
Votre lettre de refus devrait inclure:
- Votre nom, poste et entreprise.
- La date à laquelle la demande a été déposée.
- La date de votre refus.
- La raison du déni.
- Le numéro de police du client.
- Le numéro de réclamation.
Reportez-vous au guide de style et aux modèles de lettre de refus de votre entreprise pour savoir s’il existe des informations supplémentaires que vous devez inclure dans votre lettre. Par exemple, vous pourriez être tenu de vous référer à la loi sur l’assurance automobile sans égard à la responsabilité de votre État si vous résidez dans l’un des États où les victimes d’accidents de la route sont tenues de déposer des demandes de protection contre les lésions corporelles.
Comment formater une lettre de refus de réclamation?
Votre lettre de refus de réclamation doit être formatée comme toute autre communication commerciale. Voici un exemple de modèle à suivre:
Votre entreprise Votre numéro de téléphone Votre adresse email
Le nom du client et les informations de contact, formatés de la même façon que vous avez mis en forme votre nom et vos informations de contact ci-dessus.
RE: refus de réclamation DATE: La date de votre lettre
Cher (nom du client)
Corps de la lettre
Cordialement,
Votre nom
Indiquez ici le nombre de pièces jointes entre parenthèses.
Comment écrivez-vous le corps de la lettre?
Dans le premier paragraphe, indiquez que la lettre répond à la demande du client. Nommez le numéro de la demande et le numéro de police du client ainsi que la date à laquelle la demande a été faite. Donnez un bref aperçu de la nature de la demande. Dans le deuxième paragraphe, détaillez les étapes de l’enquête de votre entreprise sur la réclamation. Dans le paragraphe suivant, indiquez poliment mais clairement que la société refuse la réclamation du client sur la base des conclusions de l’enquête.
Votre paragraphe de conclusion devrait fournir des instructions au client pour qu'il vous contacte s'il a des questions ou des commentaires supplémentaires sur la réclamation ou le refus. Remercier le client pour la réclamation et ses affaires. Indiquez que, même si vous avez dû refuser cette demande spécifique, vous espérez pouvoir continuer votre relation professionnelle avec le client. Si vous avez des pièces jointes, notez-les ici.
