Les employeurs doivent souvent prendre des décisions difficiles lorsqu'un employé demande un congé. Parfois, les dates demandées par l'employé sont déjà prises par un autre employé ou l'employé a déjà utilisé son congé. Dans de tels cas, vous n'avez souvent pas d'autre choix que de refuser la demande. La manière dont vous informez l'employé de votre décision est cruciale, car l'employé sera probablement déçu ou frustré par le refus. Votre lettre doit être courte mais inclure une explication délicate.
Écrivez le nom de l'employé et, s'il y a lieu, son numéro d'employé à gauche de la page. Mettez la date sous le nom.
Dites à la salariée que vous avez refusé sa demande de congé dans la première phrase. Expliquez brièvement pourquoi vous ne pouvez pas donner du temps libre, par exemple en cas de pénurie de personnel, de réunion importante ou de date limite durant cette période. Soyez juste dans votre raisonnement pour que l'employé ne se sente pas offensé par le déni.
Donnez une date, ou des dates, plus appropriée pour que l'employé décolle si vous le pouvez. Sinon, indiquez simplement que vous êtes désolé.
Tapez votre nom et votre position au bas de la page. Signez-le et donnez-le à l'employé.
