Écrire une lettre pour refuser une invitation formelle peut être délicat. Il est nécessaire de répondre pour que la personne ou l'entreprise qui vous invite sache qu'elle ne devrait pas vous attendre. Le défi consiste à écrire la lettre de manière à ne pas offenser ou à faire croire à l’autre partie que vous essayez simplement de ne pas venir à leur événement. Une formulation soignée et un sens aigu des détails feront en sorte que le destinataire reçoive le message dans l'esprit voulu.
Commencez votre lettre de refus par une salutation. Décidez comment vous voulez vous adresser au destinataire. Si cela est vraiment formel et que vous n'avez pas de relation quotidienne avec la personne, adressez-vous à lui en tant que "M." ou "Mme" N'utilisez le prénom dans une lettre officielle que si vous êtes sûr que cela est acceptable.
Être honnête. Ne créez pas d'histoires extravagantes expliquant pourquoi vous ne pouvez pas y assister. Dites la vérité de la manière la plus concise possible. Expliquez dans une phrase ou deux la raison pour laquelle vous ne serez pas présent. Utilisez des mots tels que "à regret" ou "malheureusement" pour indiquer que vous souhaitez que la situation soit différente.
Exprimez votre appréciation pour l'invitation. Merci au destinataire de penser à vous. Cela garantira que vous n'êtes pas définitivement supprimé de la liste pour des événements futurs.
Fermez votre lettre en exprimant nos meilleurs voeux au destinataire. Dites-lui que vous espérez que son événement se passera bien.
Fermez la lettre avec un "Sincèrement" ou remerciez simplement le destinataire encore une fois. Signez votre nom avec un stylo. Cela montre que vous avez personnellement pris le temps de la lettre. Un nom imprimé est trop générique et peut faire croire à l'hôte que vous êtes trop occupé pour prendre le temps de répondre correctement à son invitation.
Lisez la lettre à haute voix. Assurez-vous qu'il a le ton que vous souhaitez exprimer. Apportez les modifications nécessaires, puis envoyez la lettre par la poste.
Attention
L'honnêteté est la meilleure politique pour refuser une invitation. Vous ne voulez pas être pris dans un mensonge qui pourrait rompre une bonne relation d’affaires.
