Une bonne gestion de projet consiste à documenter ce que vous allez faire et ce qui a été fait.La charte du projet et la portée du projet sont créées au tout début de la phase de démarrage du projet et contribuent à orienter le projet dans la bonne direction. Bien que ces deux documents soient essentiels au lancement d’un projet, ils ont des objectifs, des publics et un contenu très différents.
Autorisation
La charte a un objectif principal: autoriser un chef de projet à utiliser des ressources définies pour mener à bien un projet. Deuxièmement, la charte devrait désigner un parrain de projet. Ces deux personnes géreront et soutiendront le projet dans plusieurs équipes et au cours de plusieurs phases. La charte doit être un document concis commençant par une brève introduction au projet comprenant les buts, l'objectif et la date de fin visée; inclure un tableau énumérant le chef de projet, le sponsor et tout autre intervenant exécutif; et fermez avec des signatures avec les participants nommés. La charte devrait rarement dépasser deux pages.
Approbation
Étant donné que la charte est signée par au moins un membre du personnel d'encadrement supérieur, le sponsor, elle garantit la validité documentée du projet. La charte est souvent transmise aux cadres ou à d’autres membres de l’équipe de haut rang et signale que le projet a été approuvé. Étant donné que de nombreux projets sont gérés par plusieurs départements, cette approbation informe également les autres équipes que leur coopération sera nécessaire. La charte est souvent présentée avec une analyse de rentabilisation et ces deux documents indiquent le motif du projet.
Buts
La portée du projet définit les paramètres du projet. Initialement, un document préliminaire sur la portée est préparé (avec la charte et d’autres documents d’initiation) afin de définir les objectifs. Ce document est généralement présenté aux chefs d’équipe qui contribueront à l’équipe de projet, bien qu’il n’inclue pas la façon dont les tâches seront accomplies. Par exemple, dans un projet de construction, la portée préliminaire décrirait la structure à construire, y compris le nombre de pièces, la superficie en pieds carrés et le nombre d'entrées.
Responsabilité
Le document sur la portée aidera les parties prenantes à déterminer si un projet est terminé. Puisque le document de portée définit ce que le projet va fournir, il est utile tout au long du projet pour déterminer si le projet est dans les délais pour aboutir. Si votre projet consiste à mettre en œuvre une suite logicielle comprenant trois applications et que vous en avez achevé deux, vous n’avez pas respecté les objectifs promis. Les documents de portée changent souvent pendant un projet pour cette raison. Contrairement à une charte, les documents de portée sont considérés comme des documents "vivants" et, à mesure que de nouvelles informations sont découvertes, les objectifs peuvent être modifiés.
