En tant que gestionnaire ou superviseur, vous devez tenir votre personnel au courant des différentes politiques et procédures établies pour votre organisation. Il n'est pas rare que les règles au sein d'une organisation changent régulièrement, en particulier si vous travaillez dans un environnement dynamique ou instable. Un moyen de communiquer des stratégies et des procédures consiste à créer un groupe. Cela vous permet de couvrir le matériel en une fois et donne à chacun la possibilité de poser des questions.
Lisez le matériel pour bien comprendre. Avant de pouvoir examiner les politiques et les procédures avec votre personnel, vous devez d'abord les lire plusieurs fois. Mettez en surbrillance toute information pouvant nécessiter une explication plus détaillée. Continuez à lire le contenu jusqu'à ce que vous compreniez bien tout. Essayez de prévoir certaines des questions que votre personnel pourrait vous poser.
Donnez à votre personnel une copie du document, ou des informations qui seront abordées, un jour avant la réunion. Cela leur donne une chance de lire le matériel et d'écrire toutes les questions qu'ils pourraient avoir. Si possible, demandez à votre personnel de vous poser des questions la veille de la réunion afin de vous donner le temps de les rechercher et de fournir la bonne réponse à votre personnel.
Organisez une réunion avec votre personnel. Réservez une salle de conférence et assurez-vous que chaque participant apporte sa copie du document. Avoir des documents supplémentaires au cas où quelqu'un oublierait le leur. Commencez la session en parcourant la matière du début à la fin. Une fois que vous avez couvert le matériel, relisez toutes les questions que votre personnel pourrait avoir posées auparavant. Après avoir répondu à toutes les questions soumises, demandez s’il ya d’autres questions.
Passez en revue la politique et les procédures individuellement. Parfois, les informations sont de nature sensible et délicate et doivent être examinées individuellement avec chaque membre du personnel. Cela peut ne pas être possible ou réalisable pour une grande organisation.
