La rationalisation des politiques et des procédures dans une entreprise peut être un processus difficile. Qu'il s'agisse d'une usine de fabrication ou simplement d'un petit bureau, la rationalisation de toutes les politiques et procédures qu'elle applique bénéficiera grandement. Ce projet est difficile à gérer par une seule personne. Ce processus nécessitant l'étude de tous les niveaux de l'entreprise, il peut s'écouler plusieurs années avant que la tâche soit complètement terminée.
Recherchez toutes les politiques et procédures en vigueur dans votre entreprise ou dans l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Prenez plusieurs jours pour observer chaque service de l'entreprise et connaître les règles et procédures qu'il applique chaque jour.
Prenez note de toutes les procédures et politiques redondantes ou qui ralentissent la productivité des employés. Découvrez combien de temps il faut pour obtenir l'approbation des tâches, ainsi que les licences, les notaires ou les autorisations des tribunaux.
Évaluez chaque politique et procédure pour la rentabilité, l'efficacité et la nécessité.
Créez un nouveau plan de règles et de procédures qui élimine les tâches d’administration, les approbations et les formalités administratives superflues. Par exemple, les employés peuvent saisir des données dans une feuille de calcul et l'envoyer par courrier électronique au lieu d'imprimer une copie papier.
Prenez note de tout processus en double dans l'entreprise, tel que l'examen d'un projet par plusieurs personnes différentes. Éliminez autant de doublons que possible. Par exemple, un projet examiné par plusieurs personnes peut ne nécessiter qu'un seul examen qualifié.
Demandez aux employés, aux gestionnaires et même aux partenaires extérieurs qui travaillent avec l'entreprise ce qu'ils changeraient concernant les politiques et procédures de cette entreprise. Cela peut mettre en lumière de nombreuses politiques défaillantes et aider à créer une entreprise qui satisfasse tous les niveaux.
Trouvez le moyen le plus simple et le plus rapide d'accomplir des tâches en regardant plusieurs employés effectuer la même tâche. Une fois que vous avez découvert le moyen idéal pour effectuer cette tâche, formez tous les autres employés pour qu'ils l'effectuent de cette manière.
Réparer et mettre à niveau tous les équipements, machines et ordinateurs de l'entreprise. Cela réduira le temps non productif et contribuera à accélérer le processus final.
Inspectez tous les manuels et documents de formation. Simplifiez toutes les langues et réduisez toutes les parties inutiles du manuel afin de fournir une norme claire et concise pour l'exécution des tâches.
Rassemblez toutes les données, puis créez une proposition pour éliminer les stratégies et procédures inutiles. Présentez les données aux propriétaires de l'entreprise afin qu'ils puissent déterminer les modifications à mettre en œuvre.
