Les entreprises utilisent des manuels de procédures d’administration de bureau pour former leurs employés, créer ou acheter des logiciels et pour améliorer leur efficacité. Les logiciels constituent une part importante des opérations de bureau et nécessitent des procédures permettant de définir les opérations informatiques telles que la sécurité, la création et l’accès à une base de données, le protocole de messagerie et la protection antivirus. Le manuel de procédures comprendra souvent des organigrammes facilitant la création ou l’achat de logiciels répondant aux besoins de votre bureau.
Les administrateurs de bureau sont responsables du traitement et de la gestion des enregistrements et des documents. préparer des réunions, des conférences et des événements spéciaux; faire des arrangements de voyage; et communiquer avec les clients, la direction, les fournisseurs et le personnel. Un manuel de procédure efficace décrit les pratiques de bureau de manière claire et avec autant de détails que possible. Un nouvel employé devrait pouvoir consulter le manuel pour obtenir des informations sur les procédures de bureau.
Articles dont vous aurez besoin
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Reliure à 3 anneaux
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Logiciel de traitement de texte
Comment rédiger les procédures du bureau administratif
Identifier les procédures
Le manuel de procédures d’administration de bureau comportera plusieurs procédures. Commencez par le niveau le plus élevé, les procédures les plus générales, et travaillez jusqu'au plus détaillé. Il devrait y avoir un organigramme de haut niveau indiquant comment chaque procédure entre dans cette catégorie. Les organigrammes rendent très facile la formation de nouveaux employés car il s'agit d'une représentation graphique de leur flux de travail. L'exemple ci-dessous est une illustration simple de certaines procédures de bureau.
1. Dossiers de bureau
1.1 Achat de fournitures 1.2 Classement 1.3 Traitement du courrier 1.4 Planification
1.3 Traitement du courrier
1.3.3 Recevoir un courrier -> 1.3.4 Trier un courrier -> Requiert une réponse immédiate? -> Oui -> Marquer comme urgent -> Livrer Non -> Ne pas marquer -> Livrer
Lors de la rédaction du manuel, fournissez des détails écrits pour chaque sous-titre. Par exemple:
1.3.3 Réception du courrier Le courrier est trié dans la salle du courrier et remis à chaque corbeille par 10 h au plus tard. L’assistant de bureau le récupère, le trie (voir 1.3.4) et détermine si le courrier nécessite une réponse immédiate (voir 1.3.5).
Collecte des informations de procédure
C’est l’étape la plus importante du processus d’écriture et elle demandera le plus de temps. Assurez-vous de bien comprendre la procédure que vous décrivez et la portée du projet. Comprenez le public de cette procédure et son intégration dans les procédures de niveau supérieur. Qui sont les fournisseurs de la procédure? Qui sont les propriétaires et les experts en la matière? Qui sont les clients? Lorsque vous comprenez bien ce qui précède, procédez comme suit:
- Écrivez une série de questions d'entrevue. Que devez-vous savoir pour écrire une procédure détaillée?
- Conduisez les entretiens et documentez les résultats.
- Créez un organigramme décrivant l'entrée dans le processus, les étapes de travail et la sortie.
- Examinez avec précision les organigrammes que vous avez créés avec les responsables de processus.
Rédiger un projet de manuel
Choisissez un format pour le manuel et assurez-vous que la direction accepte ce format. Décrivez le manuel en entier. Vous ne voulez pas réécrire le manuel car il n'y a pas d'accord sur le format ou le contenu. Utilisez un classeur à 3 anneaux pour faciliter les modifications et les mises à jour. Inclure les éléments suivants pour chaque procédure documentée:
- Titre
- introduction
- Vue d'ensemble
- Date de révision
- Procédure owner - Utilisez les titres de manière appropriée et évitez d'utiliser des noms personnels.
- Organigramme avec des descriptions étape par étape
- Définitions
- Matériel ou logiciel utilisé dans la procédure
- Illustrations, tableaux, graphiques et graphiques, le cas échéant
Réviser et éditer
Faites réviser le manuel par l'équipe de gestion responsable, le responsable de la procédure et le client de la procédure. Si le client est externe à l'organisation, assurez-vous d'avoir l'approbation de la direction avant de demander une révision.
Vous voudrez peut-être qu'une personne autre que l'auteur passe par chaque étape du processus pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. S'il existe des contraintes juridiques, assurez-vous que votre organisation juridique interne examine le manuel pour vérifier sa conformité.
Analysez et corrigez toute lacune constatée lors du processus de révision et rédigez la version finale. Obtenez les signatures d'approbation finales au niveau approprié avant de publier le document.
Nommer un seul propriétaire du manuel qui est responsable de la documentation des mises à jour.
