En tant qu’employeur, vous devez envoyer les relevés d’impôt W-2 à chaque employé avant le 31 janvier. Conservez vos copies W-2 au dossier pendant plusieurs années pour les protéger contre les réclamations pour lesquelles vous n’avez pas envoyé ces documents à temps. un audit.
Exigences de tenue de dossiers
L'Internal Revenue Service peut vérifier la déclaration de revenus d'une petite entreprise jusqu'à trois ans après le dépôt, selon le site Web juridique Nolo. L'IRS encourage les propriétaires d'entreprise à conserver tous les documents fiscaux, y compris les W-2, pendant au moins quatre ans après leur dépôt. Nolo propose une solution encore plus conservatrice consistant à conserver des documents pendant au moins six ans après le classement.
Raisons de tenir
En plus d'utiliser les déclarations W-2 comme documentation dans un audit, vous souhaitez les conserver au cas où les employés déclarent ne pas en avoir reçu de copie. Les employés sont priés de vous contacter s’ils ne reçoivent pas le formulaire W-2 dans les deux semaines suivant la date limite du 31 janvier. À ce stade, vous devrez peut-être envoyer une autre copie. Vous devez également conserver des copies de vos déclarations de taxe professionnelle, y compris les déclarations pour lesquelles vous avez déclaré le revenu de vos employés, pendant au moins six ans.
