Les employeurs incluent généralement un talon de chèque ou une déclaration équivalente avec le chèque de paye de chaque employé, qu’il s’agisse d’un document papier ou en ligne pour les chèques de paie émis par virement automatique. Les talons de chèques sont des documents qui peuvent être nécessaires pour satisfaire aux exigences du gouvernement en matière de conservation des documents. Même si la conservation des talons de chèque n’est pas obligatoire, il peut être prudent de le faire.
Exigences FLSA
Le gouvernement fédéral n'a pas de règle obligeant les employeurs à émettre ou à conserver des talons de chèque de paie. Les exigences de la Fair Labor Standards Act fournissent des directives pour la documentation de la paie. En règle générale, les informations sur la paie doivent être conservées pendant trois ans. Si des fiches de contrôle sont utilisées pour enregistrer certaines de ces données, elles doivent également être conservées pendant trois ans. Les registres de paie doivent inclure:
- Nom de l'employé, adresse et numéro de sécurité sociale.
- Le sexe et l'occupation de l'employé.
- Date de naissance des travailleurs de moins de 19 ans.
- La date et l'heure de chaque semaine de travail commencent et finissent. La date de début de la période de paie est obligatoire si elle est différente de la semaine de travail.
- La date à laquelle l'employé est payé
- Heures journalières et hebdomadaires travaillées.
- Le taux de rémunération de l'employé.
- Salaire régulier, rémunération des heures supplémentaires et tout ajout ou déduction du salaire de l'employé.
Les employeurs doivent conserver des cartes de pointage ou le relevé équivalent du temps travaillé pendant deux ans.
Exigences supplémentaires en matière d'enregistrement des salaires dans le gouvernement
La Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi affirme que les employeurs doivent conserver tous les registres de l'emploi, y compris les talons de chèques et les registres de paie, pendant au moins un an. Si un employé dépose une plainte auprès de l'EEOC, les dossiers doivent être conservés jusqu'à un an après le règlement définitif de l'affaire par l'EEOC ou un an après le règlement du litige.
Les États peuvent imposer des exigences supplémentaires en matière de conservation des documents. Par exemple, la Texas Workforce Commission indique que les employeurs doivent fournir aux travailleurs un talon de contrôle ou un document équivalent répertoriant toutes les données utilisées pour préparer un chèque de règlement. Les registres de paie doivent être conservés pendant quatre années se conformer aux règles de tenue des registres d'indemnisation du chômage au Texas.
Directives de l'employeur
Une entreprise ou une organisation produit des chèques et des talons de chèques pour diverses raisons. Internal Revenue Service recommande que les talons de chèque et les enregistrements bancaires servant de documents à l'appui à des fins fiscales être conservés pendant la période de prescription. Par exemple, la période de prescription pour les déclarations de revenus est de six ans. Nolo.com suggère aux entreprises de conserver les talons de chèques et les registres financiers pendant au moins sept ans.
