En tant qu’entreprise, vous devez conserver certains types de documents, tels que les relevés d’emploi et les factures, pour des raisons commerciales et juridiques. Dans certains cas, un commerçant doit également conserver des copies des reçus de carte de crédit pendant un certain temps. Apprenez quand il est prudent de jeter ces reçus au cours de vos affaires.
Reçus de carte de crédit
Une fois qu'un client a acheté un produit ou un service de votre entreprise avec sa carte de crédit, vous devez généralement lui fournir un reçu imprimé pour ses dossiers, en particulier dans le cas d'une transaction en face à face. Le reçu contient le montant de la transaction, le code d’approbation, le nom du titulaire de la carte de crédit et un emplacement pour la signature du client. Vous conservez également une copie du reçu signé pour vos dossiers.
Pourquoi les garder?
Si le client conteste le montant de la carte de crédit de votre société, vous êtes responsable, en tant que commerçant, de prouver que celui-ci est valide. L’un des premiers articles demandés par la banque du client est une copie du reçu de carte de crédit lié à la transaction. Le fournisseur de services marchand doit également voir le reçu signé afin d’enquêter sur le différend en votre nom. Si le litige du client est approuvé parce que vous ne pouvez pas fournir une copie du reçu de vente signé, vous devrez payer des frais de rétractation élevés et perdre également le montant de la vente ainsi que le produit ou le service que vous avez vendu.
Quand lancer
En raison de la possibilité de différends de la part des clients, il n'est pas judicieux de jeter un reçu de carte de crédit simplement parce que la transaction a effacé votre compte de commerçant, même si vous avez déjà reçu les fonds de la vente. Les banques donnent généralement à leurs clients environ 60 jours pour contester des frais en vertu de la loi sur la facturation équitable. Il est prudent de conserver le reçu de la carte de crédit pendant au moins trois mois. Si vous avez besoin des reçus de vente spécialement pour des raisons de déclaration d’impôt sur le revenu des entreprises, conservez-les pendant au moins six ans.
Stockage des reçus
Si vous devez conserver ces factures, stockez-les dans un endroit sûr et verrouillé, car elles contiennent des informations sensibles sur le client. Conservez ces données sensibles hors de la portée des employés non autorisés et des personnes extérieures pour éviter les problèmes de fraude par carte de crédit ou de vol d'identité. Votre contrat de services marchands peut définir des règles spécifiques sur la gestion et le stockage des données de carte de crédit sensibles pour les clients, conformément aux directives de la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement. PCI DSS est une organisation qui fournit des conseils sur la gestion des données de cartes de crédit des clients.
