Lorsque vous faites une demande de subvention, vous serez généralement tenu de soumettre un projet de budget avec le reste de votre proposition. Dans presque tous les cas, ce budget doit être accompagné d’un exposé du budget. Cette section de votre dossier de proposition de subvention aide à expliquer et, plus important encore, à justifier les chiffres figurant dans votre budget proposé. Un récit budgétaire solide, soutenu et bien rédigé aide à convaincre les personnes en charge de l’octroi de la subvention que votre organisation et votre projet constituent le pari gagnant parmi un groupe diversifié de candidats.
Qu'est-ce qu'un récit budgétaire?
Alors que les programmes de subvention exigent souvent des candidats qu'ils respectent les directives spécifiques à chaque programme, la plupart des programmes de subvention demandent que la proposition inclue un budget prévisionnel et une description du budget qui l'accompagne. Le descriptif peut figurer dans une section distincte de la proposition ou être annexé au budget sous forme de puces ou de notes attachées à des postes budgétaires spécifiques. Bien que l'objectif de la section sur le budget soit de donner au lecteur une impression instantanée des chiffres eux-mêmes, le récit devrait être conçu pour justifier le budget, à la fois de manière globale et détaillée. Justifier de manière adéquate et précise chaque poste budgétaire est particulièrement important pour les grandes subventions. Les détails narratifs doivent aider à expliquer aux lecteurs comment et où les fonds de la subvention auront un impact positif si la proposition était acceptée.
Quelle est la fonction du récit budgétaire?
L’exposé du budget a pour objectif d’expliquer et de justifier les coûts projetés pour le plan de la proposition. Pour être efficace, un récit budgétaire doit être écrit clairement et succinctement dans un langage simple. Le récit explique pourquoi chaque coût spécifique est nécessaire à la réalisation des objectifs de la proposition et du programme de subventions. Pour rendre le travail à la fois plus facile et plus simple, créez votre budget et votre récit de budget à peu près au même moment. Le travail que vous effectuez pour créer une section informera et formera nécessairement l’autre, et inversement.
Comment organisez-vous un récit budgétaire?
De manière générale, les exposés budgétaires seront organisés dans le sens de l’organisation budgétaire, son objectif étant de clarifier et de justifier le budget. Créer un récit qui imite la structure organisationnelle du budget lui-même permet de renforcer vos données et le sens d’une proposition cohérente pour votre lecteur.
Commencez par catégoriser chaque partie de votre récit en fonction du budget lui-même. Vous souhaiterez peut-être rédiger une section distincte pour les éléments particulièrement coûteux, au lieu de les regrouper dans un seul paragraphe. Sinon, dans la plupart des cas, chaque élément devrait être traité dans son propre paragraphe, dans la catégorie appropriée. Incluez des informations spécifiques sur la raison pour laquelle ce coût spécifique est nécessaire, son lien avec votre programme et la manière dont il contribue à la réalisation des objectifs de la subvention. En outre, incluez une assistance documentée pour l'élément, son coût et sa source spécifique, le cas échéant.
Qu'est-ce qu'un exemple de ventilation du budget?
Un exemple de ventilation du budget comprend les catégories suivantes:
- Personnel et consultants (ou alternativement, divisez-les en deux catégories distinctes)
- Avantages sociaux
- Voyage
- Autres contrats et services
- Outils / Equipement
- Fournitures et matériel
- Revenu du programme
- Divers
Les subventions pour lesquelles vous postulez peuvent avoir leurs propres exigences spécifiques pour la proposition en général ou le récit budgétaire en particulier. Vérifiez toujours les exigences de votre subvention avant de finaliser la proposition et le récit du budget. La plupart des subventions s’attendent à ce que les postes budgétaires soient classés.
Ecrire comme si à un ami
Pour être efficace, le contenu d'un discours budgétaire doit être spécifique, raisonnable, réalisable et bien organisé. N'oubliez pas que le récit a pour objectif de justifier les coûts et les dépenses proposés et de prouver qu'ils sont à la fois justifiés et nécessaires. Pour créer un brouillon de la narration pour chaque section et chaque poste budgétaire, abordez la tâche comme si vous expliquiez à un ami intéressé qui n'a aucun lien avec le programme, votre entreprise, la subvention ou l'organisme de financement. Cette personne veut en savoir plus, mais n'a pas l'expérience professionnelle ou le vocabulaire pour comprendre vos objectifs instinctivement. Vous devrez expliquer cela à cet ami intéressé et inexpérimenté en utilisant des termes clairs et simples et un raisonnement simple.
Ecrivez chaque section narrative comme si vous parliez directement à cette personne. Cela vous aidera à créer une narration de processus avec un flux conversationnel utilisant un langage simple et clair. Une fois que vous avez rédigé un brouillon complet en utilisant cette approche, vous pouvez revenir en arrière et réviser le texte afin de le rendre plus fluide et corriger les problèmes de lisibilité.
Répétez les chiffres pour plus de clarté
Répétez les prix exacts dans votre récit, en supposant que votre récit sera dans une section distincte de votre proposition. Cela aide le lecteur à comprendre votre budget et les détails de la façon dont les fonds seront utilisés. Si votre budget est basé sur des projections, expliquez comment vous avez estimé les coûts et, si vous avez des offres écrites ou des estimations de fournisseurs externes, joignez-les à votre proposition en tant qu'annexes.
De plus, supposez que votre lecteur ne comprendra pas nécessairement comment chaque élément doit être utilisé ou quel est son objectif dans la réalisation de vos objectifs. Incluez des descriptions claires de la manière dont l'élément sera utilisé ou de la contribution du service au programme proposé.
