La vérification et la photocopie de la carte de sécurité sociale d’un nouvel employé au lieu d’écrire simplement le numéro sont de bonnes pratiques commerciales. Cela peut aider à éviter des erreurs telles que l’émission d’états de salaire et d’impôt W-2 avec des numéros de sécurité sociale incorrects. Si cela se produit, corrigez l'erreur dans vos enregistrements et envoyez un nouveau formulaire W-2 à votre employé.
Corriger et réimprimer
Dès que l’erreur est découverte, entrez le numéro correct dans l’enregistrement de la paie de l’employé pour vous assurer que cela ne se reproduise plus. Corrigez ensuite l'erreur et réimprimez un nouveau formulaire W-2 pour la Social Security Administration et le salarié. Informez votre employé que, puisque l'erreur n'affecte pas les informations sur les revenus, il n'aura pas à produire de déclaration de revenus modifiée.
Remplir le formulaire W-2C
Si vous avez déjà rempli le formulaire W-2 de votre employé, vous devez envoyer un formulaire W-2C modifié à la Social Security Administration. Remplissez simplement la section supérieure si toutes les informations restantes sur le formulaire sont correctes. Entrez le nom de votre entreprise et vos coordonnées dans la case A, votre numéro d'identification d'employeur fédéral dans la case B et l'année d'imposition dans la case C. Entrez le numéro de sécurité sociale de l'employé dans la case D. Cochez la case E pour indiquer le numéro que vous avez entré. un numéro corrigé et entrez le numéro incorrect - le numéro que vous avez initialement indiqué - dans la case F.
