La douane et la patrouille frontalière est une branche du département de la Sécurité intérieure chargée de maintenir les armes et les terroristes à l’écart des États-Unis. En outre, ils sont responsables de l’application des lois relatives à l’importation d’articles prohibés ou soumis à des restrictions dans le pays. Vous êtes peut-être en train d'écrire aux douanes en réponse à une notification indiquant que la vaisselle en céramique que votre tante de Hong Kong vous a envoyée pour votre mariage est interdite. Pour contacter les douanes, vous pouvez également demander à votre animal de franchir la frontière ou d’importer des médicaments, car c’est moins cher sur Internet que dans votre pharmacie locale. Quelle que soit la raison de votre lettre aux douanes, celle-ci doit respecter le format de lettre commerciale approprié.
Appelez le bureau des douanes et des patrouilles frontalières le plus près de chez vous pour savoir à qui adresser votre lettre. Si, par exemple, vous voulez savoir si vous pouvez rapporter un tambour africain de votre voyage au Ghana, demandez qui est responsable de cette division. Notez le nom et le titre de la personne.
Suivez la mise en page d'une lettre commerciale: adresse de retour, date, adresse intérieure, salutation, corps de la lettre et clôture. Laissez deux espaces vides entre chaque partie de la lettre plutôt que de les mettre en retrait.
Si possible, écrivez sur du papier à en-tête, car votre lettre aux douanes aura l'air plus officielle. Si, toutefois, vous n'avez pas de papier à en-tête, tapez votre adresse dans le coin supérieur gauche. Laissez deux espaces, puis tapez la date.
Entrez l'adresse intérieure. C'est la même adresse qui est sur l'enveloppe. L’adresse interne est ce qui indique qu’il s’agit d’une lettre d’affaires et non d’une lettre amicale.
Commencez par une salutation. Écrivez «Cher», le nom de l’officier et suivez-le avec une virgule. «Cher officier Jones».
Allez droit au but et dites à l'agent des douanes pourquoi vous écrivez. «Je vous écris pour vous informer sur les règles et les restrictions relatives à l'importation d'une voiture en provenance du Japon.»
Gardez vos paragraphes et phrases courtes et tenez-vous-en au premier plan. Commencez un nouveau paragraphe si vous démarrez une nouvelle idée et n’oubliez pas de laisser un double espace. Évitez les phrases superflues et n’utilisez pas un gros mot alors qu’un petit fera tout aussi bien. Écrivez sur un ton professionnel.
Indiquez quelle action vous souhaitez ou ce que vous avez l'intention de faire. Par exemple, lorsque vous écrivez au sujet d’une notification de la collecte d’un article par la douane, par exemple, «Veuillez noter que je ne suis pas en mesure de récupérer le colis en Roumanie la semaine prochaine, car je suis actuellement en déplacement».
Terminez la lettre par «sincèrement» et notez qu’elle est suivie d’une virgule. Laissez un espace pour votre signature, puis tapez votre nom.
Laissez votre lettre à la douane pendant environ une heure. Relisez votre lettre et corrigez les fautes d’orthographe, de grammaire ou de frappe.
Conseils
-
Allez dans "Aperçu avant impression" et assurez-vous que la lettre est correctement espacée. S'il est groupé en haut, ajoutez quelques espaces supplémentaires afin qu'il soit correctement centré sur la page.
