Le service financier d’une entreprise est responsable de la collecte des données comptables et de la création de rapports dont les dirigeants de la société - jusqu’au PDG - ont besoin pour prendre des décisions. Les technologies de l’information ou informatique désignent les outils logiciels et les systèmes informatiques que la société utilise pour automatiser ces fonctions et organiser le flux de données afin d’améliorer les capacités de prise de décision de l’équipe de gestion.
Progiciel de Gestion Intégré
Même les très petites entreprises utilisent des progiciels de comptabilité qui génèrent des rapports financiers tels que des comptes de résultat et des tableaux de flux de trésorerie. Cette forme informatique simple permet au propriétaire d’une petite entreprise d’économiser du temps de comptabilité et de disposer de rapports de gestion plus rapidement. Les grandes et moyennes entreprises utilisent des systèmes informatiques plus sophistiqués, appelés progiciels de gestion intégrés (ERP), qui sont des groupes de modules logiciels répondant aux besoins de tous les domaines fonctionnels de l’entreprise. Comme son nom l'indique, ERP aide l'entreprise à planifier l'utilisation de ses ressources, processus supervisé par le service financier.
Flux d'information plus rapide
Les systèmes informatiques permettent à une entreprise de relier tous les départements de l'entreprise. Les informations générées par les divisions fabrication, marketing et finance peuvent être partagées, par exemple. Ces informations sont disponibles en temps réel, c'est-à-dire dès leur création sur le système. Son accès n’exige pas beaucoup de recherche ni d’efforts manuels. Le temps que le personnel financier consacrait habituellement à «creuser» les chiffres dont ils avaient besoin peut maintenant être consacré à l’analyse et à l’interprétation de l’information - le rôle primordial de la finance dans l’organisation.
Reporting personnalisé
Les systèmes informatiques utilisés par le service financier disposent d'une fonctionnalité de génération de rapports qui accélère le processus de production des rapports de gestion. Le système offre un certain degré de personnalisation: les rapports peuvent être configurés en fonction des besoins spécifiques de l'équipe de gestion. L'automatisation de ces systèmes de génération de rapports signifie que les rapports générés régulièrement, tels que ceux produits à la fin de chaque mois, peuvent être créés rapidement. Avec de nombreuses décisions que la direction doit prendre, le temps presse. Les systèmes informatiques répondent à ce besoin de capacité de reporting rapide et personnalisée.
Collaboration
De nombreuses organisations tirent parti des efforts de collaboration entre départements, le concept de chaque département bénéficiant de l’expertise des autres départements. L'équipe des finances agit en tant que consultant interne auprès d'autres départements de l'organisation. Lorsque tous les services utilisent un système informatique centralisé, les barrières qui auparavant bloquaient le flux d’informations ont été levées. La société dispose désormais d'une base de données centralisée à laquelle tous les membres de l'équipe peuvent accéder, sous réserve de certaines règles de sécurité. Dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs bureaux ou divisions internationales, cette possibilité d'accéder aux mêmes informations du monde entier fait gagner du temps et améliore l'efficacité. Si les finances exigent des données de coûts de fabrication pour créer un rapport pour une réunion de conseil d'administration à venir, le personnel des opérations peut rapidement transmettre les données dans le format requis et compris par le service financier.
Meilleure prévision
Améliorer les prévisions signifie produire des prévisions plus précises sur les résultats financiers probables de la société. Les membres du personnel financier ont besoin d'accéder à des informations détaillées pour créer des modèles de prévision décrivant le fonctionnement réel de l'organisation. Avoir accès aux informations de tous les segments de l'entreprise facilite beaucoup la prévision précise. Les finances disposent de véritables informations et ne doivent pas se fier à des conjectures lors de la création d'hypothèses pour les prévisions.
