Afin de payer leurs employés pour les services rendus, les employeurs doivent concevoir un système de paie. Grâce à ce système, l’employeur exécute le traitement de la paie, qui doit être effectué de manière précise et en temps voulu pour que les employés reçoivent leur chèque de paie en conséquence. Le type de système de paie utilisé relève entièrement de l'employeur.
Paie manuelle
Un système de paie manuel est fait à la main. Cela signifie que tous les calculs de salaire sont effectués sur papier; ceci inclut le calcul des heures, des retenues légales (taxes) et des retenues involontaires (prestations de maladie et de retraite). L’utilisation d’un système de paie manuel présente l’avantage de ne pas coûter très cher. Cependant, le traitement manuel de la paie prend beaucoup de temps et d'énergie. De plus, il y a plus de marge d'erreur avec cette méthode. Les chèques de paie et les déclarations de revenus des employés sont donc susceptibles d’être inexacts. En particulier, les erreurs de déclaration de revenus peuvent être coûteuses en raison des pénalités imposées par le gouvernement.
Paie informatisée
Un système de paie informatisé consiste à acheter un logiciel de paie et à l'utiliser comme moyen de traiter la paie. Cette méthode est beaucoup plus rapide qu'un système de paie manuel. Certaines entreprises engagent un personnel de paie interne pour traiter leur masse salariale via le système de paie informatisé. Le personnel de la paie est responsable de la saisie de tous les salaires à verser dans le système. Le système calcule les salaires, stocke les informations de paie et imprime les chèques. Le professionnel de la paie peut également accéder aux rapports de paie, ce qui lui permet de vérifier les erreurs et de les corriger avant que la salariée reçoive son chèque de paie. La paie informatisée réduit également la quantité de paperasse à classer, car la plupart des informations de paie peuvent être stockées dans le système.
Paie externe
Plusieurs employeurs préfèrent externaliser leur masse salariale à des sociétés telles que Paychex et ADP. Ce service externe donne à l'employeur plus de temps pour se concentrer sur des questions de paie non liées. Un service de paie externe est généralement responsable du traitement complet de la masse salariale de leurs clients, y compris les ajustements de la masse salariale, les déclarations de revenus et l’émission W2. Tout ce que l’employeur doit faire est de transmettre les données à payer chaque date de paie à la société de paie; moyennant des frais, la société de paie assume les responsabilités de la paie.
Choisir un système
Les très petites entreprises (moins de 10 employés) peuvent utiliser un système de paie manuel si les heures ont tendance à rester les mêmes par période de paie. Cependant, ce système devient tellement obsolète que de nombreuses entreprises de cette taille optent pour un système informatisé ou un service de paie externe. Les grandes entreprises emploient généralement un personnel de paie et utilisent un système de paie informatisé interne ou utilisent un service de paie externe.
Complexité de la paie
La complexité de la paie déterminera souvent le type de système de paie dont l’employeur a besoin. Par exemple, en cas de traitement multi-états, de plusieurs saisies et ordonnances de pension alimentaire pour enfants, et de taux de rémunération et de cycles de paie différents, il est préférable que l’employeur utilise un système de paie informatisé avec un personnel de paie interne ou confie sa paie à un service de paie externe.
