Les chiffres de comptabilité peuvent être déroutants pour beaucoup de gens, plutôt effrayants. Cependant, la comptabilité est la langue des affaires et ses chiffres sont pertinents pour transmettre des informations financières. Apprendre à trouver un sens à ces chiffres est une compétence précieuse qui peut vous aider à comprendre où va votre entreprise.
Le contexte
Mesurer les transactions commerciales et les chiffres de la comptabilité nécessite un contexte qui ait du sens. Une liste de chiffres ne signifie pas grand chose sans savoir ce que vous regardez. Lorsque vous examinez un rapport comptable contenant de nombreux chiffres, regardez en haut de la page pour voir ce que vous regardez. Les rapports de comptabilité ont généralement un en-tête en haut avec le nom du rapport pour vous donner une idée de la signification des chiffres. Il peut s'agir d'un rapport budgétaire ou d'un rapport chronologique des comptes fournisseurs. Ou cela pourrait être un rapport de dépréciation. Si vous ne voyez pas de rubrique, posez des questions à ce sujet.
La description
Les numéros de comptabilité apparaissent rarement de manière aléatoire. Ils se présentent généralement sous forme de colonnes avec des descriptions de ligne, situées dans la partie gauche du rapport. Vous pouvez trouver une signification aux numéros de comptabilité en consultant les étiquettes de description, telles que les noms de compte ou les noms de fournisseur ou les noms de client. Les descriptions définissent généralement les numéros de comptabilité que vous consultez. Sachez que certains chiffres sont un résumé de plusieurs autres nombres. Faites attention aux descriptions des colonnes, si disponibles. Ils structurent généralement les nombres. Si vous voyez une colonne nommée "Administratif", les numéros de la colonne se rapportent à la zone administrative de la société. Ils pourraient être des dollars de dépenses ou le nombre d'employés dans cette colonne. Les descriptions de ligne doivent vous indiquer si vous envisagez des dépenses ou autre chose.
Une analyse
Les numéros de comptabilité sont généralement utilisés pour l'analyse et pour répondre aux questions. Si vous voulez savoir combien de loyer il vous reste dans votre budget, vous devez consulter les chiffres de la comptabilité. Ils peuvent vous donner des informations sommaires sur le loyer que vous avez dépensé et sur le solde qu'il vous reste. Si vous avez des questions, vous pouvez obtenir les détails qui composent les numéros récapitulatifs. De nombreux systèmes comptables fournissent cela facilement avec la fonction "exploration en aval" où vous voyez un numéro, vous le trouvez étrange, vous cliquez dessus et vous voyez tout de suite à quoi le numéro est composé. De nombreux programmes de comptabilité sophistiqués vous permettent d’effectuer facilement des requêtes simples sur certains articles et numéros. Vous n’avez donc pas besoin de travailler au service de la comptabilité pour les utiliser.
La prise de décision
La comptabilité quantifie les opérations, synthétise les informations et donne aux personnes la possibilité de voir une situation sous différents angles. C'est une chose de regarder les chiffres des ventes pour l'année, mais quand vous combinez cela avec les dépenses, vous pouvez en déduire de nombreux problèmes, tels que si les dépenses sont trop élevées pour les ventes ou si la masse salariale est exceptionnellement basse, vous pouvez prendre certaines décisions à ce sujet. les zones. Les numéros de comptabilité aident à prendre des décisions éclairées, fondées sur des données réelles et non pas simplement sur un pressentiment. En regardant les numéros de comptabilité, vous pouvez facilement voir les anciens comptes à recevoir qui doivent être recouvrés, par exemple. Sans données comptables, vous ne pouvez pas savoir qui doit quoi et pour combien de temps. Ces chiffres sont pratiques et précieux pour toute entreprise.
Considérations
Lorsque vous examinez les numéros et les rapports de comptabilité, tenez compte des points suivants:
1.) Les dates et heures des rapports sont très importantes. Vous devez savoir si vous consultez des montants cumulatifs ou mensuels.
2.) Soyez conscient que les numéros de comptabilité peuvent être faux. Si vous savez que vos dépenses en fournitures courent en moyenne 200 USD par mois et que vous voyez 40 USD en une dépense par mois, il est probable qu'il y ait une erreur.
3.) Les numéros comptables reflètent l’évolution des affaires, mais ne donnent pas toujours une image complète. La comptabilité ne peut quantifier le moral des employés ni la réputation de l'entreprise. Utilisez donc les chiffres de comptabilité comme des outils pour mieux gérer votre entreprise et consultez également d’autres informations.
