Les tâches et responsabilités d'un service de facturation varient considérablement selon le secteur dans lequel il opère et le ou les clients qu'il dessert. Cependant, les services de facturation performants et bien gérés partagent certaines constantes. Par exemple, un responsable de la facturation efficace doit faire preuve de solides compétences en leadership, d'une bonne connaissance des collections et des pratiques de facturation et être capable de motiver les membres du personnel de manière cohérente.
Concevez un calendrier de facturation pratique pour vous assurer que les cycles de facturation et de paiement sont terminés rapidement et conformément aux normes de contrôle de la qualité. Fournissez au personnel des copies des procédures de politique de facturation et un manuel de l'entreprise pour faciliter la consultation.
Superviser les contrôles de qualité. Surveiller les communications écrites et verbales entre le personnel et les clients. Recherchez le respect des procédures de recouvrement et de facturation, ainsi que des exemples d'ajustements et de radiations correctement exécutés.
Organiser des cours de formation pour les membres du personnel sur les procédures et les normes de l'entreprise. Offrir des techniques d'appel à froid et soft, des conseils de négociation et une formation en logiciels.
Gérer les rapports sur les activités de facturation et de recouvrement. Fournissez aux clients des copies, et non des originaux, de ces rapports. Rassemblez des informations auprès d'autres services de facturation pour documenter les comptes en un seul endroit.
Tenir des réunions régulières du personnel. Analyser le volume opérationnel et imposer les modifications nécessaires. Gardez le moral haut en reconnaissant les membres du personnel qui offrent un haut niveau de performance, démontrez une histoire de communication efficace avec la direction, suivez les membres du personnel et donnez une impression positive à l'organisation et au service de facturation.
Conseils
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Mettez à jour le système informatique de votre service de facturation à mesure que de nouvelles technologies deviennent disponibles.
