Créer la facture est la partie la plus facile, il vous suffit de choisir quelques dessins et de bien étiqueter le tout. La partie difficile avec un relevé de facturation est la façon dont vous allez les classer, les garder en mémoire et vous assurer de recouvrer l’argent qui vous est dû. Un système organisé est le meilleur moyen de garder une trace, et dès le début, informez vos clients que des frais de retard seront facturés après 30 jours.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Papier
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Stylo
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Remarques
Choisissez un programme dans lequel vous êtes le plus à l'aise pour créer une facture. Certains programmes tels que Quick Books ont déjà des programmes de facturation installés. Dans Microsoft Word et Excel, ils ont des modèles ou vous pouvez créer vos propres. Trouvez le programme le plus facile à manœuvrer et à organiser.
Créez un système de numérotation qui assurera le suivi des factures de vos clients. Utilisez simplement des nombres commençant à 100 ou utilisez une combinaison de lettres et de chiffres. Assurez-vous de pouvoir attribuer à chaque facture son propre numéro unique à des fins de suivi. Mettez ce numéro dans le coin supérieur droit de votre facture si vous créez la vôtre.
Placez la date à laquelle vous créez la facture directement sous le numéro de facture. C'est l'heure à laquelle la facture devrait être due.
Créez un en-tête contenant le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise. Assurez-vous de l'aimer car vous devez utiliser le même en-tête pour chaque relevé de facturation. Placez votre en-tête sous le numéro et la date de la facture et centrez-le.
Tapez deux lignes au-dessous de l'en-tête "Client" et tapez le nom de la personne ou de la société pour laquelle vous avez travaillé. Ajoutez toute autre information sur le client que vous pourriez avoir, telle que son adresse et son numéro de téléphone sous son nom. Faites que ce soit aligné à gauche.
Faites cinq colonnes sous le nom du client. Créez des en-têtes pour les colonnes dans l'ordre suivant: Date, Service, Prix, Quantité (Qté) et Montant. Vous pouvez ajouter une sixième colonne pour l'expédition si vous en avez besoin.
Créez au moins 10 lignes sous les en-têtes de colonne. Pour chaque service, indiquez la date, indiquez le type de service, le coût de ce service, le nombre de fois où ce service a été rendu à cette date et le nombre total de services rendus.
Ajoutez cinq petites lignes tout à fait à droite sous le graphique existant pour les aligner sur Quantité et Montant. Dans la colonne de gauche, 10 lignes sous Quantité, doivent contenir les étiquettes: Expédition, Taxes, Crédité, Intérêt et Total.
Complétez les totaux pour chacune de ces cinq choses dans la colonne de droite, 10 lignes sous Montant. Dans la colonne à droite de l'expédition, indiquez le montant des frais d'envoi. Dans la colonne de droite des taxes, inscrivez le montant dû en taxes. Dans la colonne à droite du crédit, indiquez combien ce client a déjà payé pour cette facture. Dans la colonne de droite, indiquez le montant des intérêts qui vous sont dus en raison du retard de paiement du client. Et ensuite, dans la case du total, calculez le total.
Conseils
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Sur le relevé de facturation, indiquez à qui est destinée le chèque, et s’ils peuvent appeler et effectuer un paiement avec une carte de crédit. Notez et mettez même en évidence le fait que si la facture n’est pas payée dans les 30 jours suivant la date de facturation, un certain pourcentage d’intérêt sera ajouté à la facture. Classez chaque facture envoyée facilement par numéro ou par nom de famille du client. Vous pourrez ainsi la référencer facilement s'il appelle.
