Les entreprises achètent ou achètent des produits et des services auprès de divers fournisseurs. Chaque produit ou service acheté aide l’entreprise à atteindre ses objectifs de service à la clientèle. Les services d'approvisionnement négocient avec les fournisseurs et passent des commandes. La gestion des achats comprend le concept d’organisation et de direction des activités d’achat d’une entreprise. Les avantages et les inconvénients existent pour les entreprises qui intègrent la gestion des achats.
Négocier les meilleurs prix
L'un des avantages de la gestion du processus d'approvisionnement consiste à développer les compétences de certains employés pour négocier avec les fournisseurs aux meilleurs prix. La gestion des achats permet au chef de département d'identifier les employés dotés des compétences les plus solides en matière de négociation, de développer davantage ces compétences et d'attribuer cette responsabilité à ces employés. Ces employés apprennent ce que chaque fournisseur recherche dans la relation client-fournisseur et trouvent des moyens de fournir ces éléments tout en obtenant la meilleure offre possible pour l'entreprise.
Évaluation de fournisseur
Un autre pro de la gestion des achats considère la capacité de l’entreprise à évaluer les fournisseurs. Le processus consiste à évaluer chaque fournisseur avant de traiter avec lui et à le réévaluer régulièrement. Les employés qui évaluent les fournisseurs considèrent la qualité de leurs produits, leur capacité à répondre aux besoins de l’entreprise, les conditions de crédit offertes et la volonté du fournisseur de satisfaire aux exigences spécifiques imposées par l’entreprise. Les employés de l'entreprise classent chaque fournisseur, ce qui permet à l'entreprise d'identifier les fournisseurs préférés et d'éliminer les fournisseurs médiocres.
Frais ajoutés
L'utilisation de la gestion des achats implique des frais de gestion de ce processus. Dans le service des achats, une responsable spécifique doit passer sa journée de travail à superviser le processus. Cela implique d’évaluer les performances des employés afin de déterminer les points forts et les points faibles de chaque employé, de lui attribuer des responsabilités et d'identifier les employés prêts à en apprendre davantage. Plus la responsable passe de temps à superviser ce processus, moins elle consacre de temps à d'autres tâches.
Moins flexible
Un autre inconvénient de la gestion du processus d’approvisionnement est le manque de flexibilité dont jouissent l’entreprise et les employés. Lorsque de nouvelles opportunités d'achat apparaissent, l'entreprise doit suivre les processus en place, tels que l'évaluation des fournisseurs, avant de poursuivre cette relation commerciale. Par exemple, si un nouveau fournisseur offre beaucoup à la société, celle-ci doit suivre les étapes établies avant de pouvoir tirer parti de la transaction.
