De nombreuses entreprises limitent l'accès à certains bâtiments ou à certaines parties d'immeubles dans lesquels les employés doivent entrer pour effectuer leur travail. L’entreprise peut attribuer une clé à une employée, ce qui lui permet d’accéder à la zone restreinte. Avant de remettre la clé, l’entreprise peut demander à l’employé de signer un accord de détenteur de clé comprenant des règles relatives à une utilisation correcte de la clé et des pénalités en cas d’utilisation non conforme.
Responsabilité
Un accord de détenteur de clé peut établir la responsabilité du mobilier et de l'équipement endommagés dans la zone réglementée. Cela peut inclure des actes intentionnels, tels que l’employé utilisant la clé pour ouvrir une porte afin qu’une personne non autorisée puisse entrer dans le bâtiment, et des actes non intentionnels, tels que laisser une porte ouverte après que l’employé ait quitté l’immeuble.
Reproduction
Un accord de responsable de clé peut interdire la duplication de la clé par l’employé. Certaines clés incluent leurs propres restrictions d'accès, telles que les clés électroniques, mais une clé métallique qui n'inclut pas d'autres fonctionnalités de sécurité est relativement simple et peu coûteuse à dupliquer. Selon l'Université de Denver, un employeur peut décider d'engager des poursuites au pénal contre un employé qui duplique une clé sans autorisation.
Remplacement
Si l'employé perd la clé, le contrat de clé peut spécifier ce que l'employé doit faire pour obtenir une nouvelle clé. L'accord peut stipuler que l'employé doit signaler une clé perdue dans un certain délai, tel qu'un jour. L'employeur peut imposer une amende, telle que 20 dollars, avant de donner une nouvelle clé à l'employé. L’employeur peut toujours imputer cette amende même si la perte n’est pas imputable à l’employé qui a volé la clé. Si le bâtiment est soumis à des restrictions de sécurité plus strictes, l'employeur peut également avoir besoin de changer les serrures du bâtiment, de sorte que l'employé puisse également payer le remplacement de celui-ci, ce qui peut coûter beaucoup plus cher.
Revenir
Le contrat de clé contient des termes qui obligent l’employé à restituer la clé si l’employeur le demande, car il est propriétaire de la clé. Si l'entreprise décide de licencier l'employé ou de le charger de travailler dans un autre bâtiment, l'employé doit restituer la clé à la personne ou au service spécifié dans la convention d'utilisation. Si l'employé comptabilise un dépôt de clé lorsque l'entreprise lui a remis la clé, il le reçoit à son retour. Si le détenteur de clé ne retourne pas la clé dans les délais spécifiés dans le contrat, celui-ci peut indiquer qu'il doit payer les frais de remplacement de clé, ainsi que les coûts de remplacement du verrou.
