Parfois, l’idée de compiler des politiques et des procédures peut sembler écrasante. Cependant, une compréhension fondamentale de ce document et de son objectif peut être utile. La première étape consiste à apprendre la définition de ces termes et ce qui les rend différents.
Conseils
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Une politique fournit un aperçu général de l'objectif de l'entreprise. Une procédure indique aux employés exactement ce dont ils ont besoin pour atteindre leur objectif.
Politique vs processus
La principale différence entre une politique et une procédure réside dans ce qu'elle communique à votre personnel. Une politique donne un aperçu de la position de l'entreprise sur un problème. Un processus ou une politique indique aux employés comment mettre en œuvre la politique.
Toute politique de votre entreprise doit être concise et simple. Cela devrait indiquer un objectif clair que même un nouvel employé peut comprendre. Seules les politiques qui suivent ces directives peuvent garder votre entreprise sur la bonne voie.
Les procédures prennent ensuite en charge les stratégies que vous avez mises en place. Le processus doit être clair et couvrir presque toutes les variations d’un problème. Par exemple, une procédure de retour doit indiquer quoi faire si le client a un reçu, n’a pas de preuve d’achat ou a utilisé l’article en question. Des puces et des paragraphes courts peuvent rendre le processus facile à lire et à prendre en compte.
Un exemple à suivre
Les directives et procédures informatiques sont importantes dans de nombreuses entreprises. Une politique commune est que les employés ne doivent pas accéder aux médias sociaux pendant le travail. Les directives peuvent indiquer que l'entreprise invite les employés à accéder aux médias sociaux pendant les pauses ou lorsque cela est nécessaire pour les fonctions de travail.
Les procédures pour appliquer cette stratégie peuvent inclure des moyens de signaler une utilisation inappropriée de l'ordinateur et des mesures que les superviseurs peuvent prendre pour mettre fin au comportement. Vous pouvez décrire la chaîne de commandement que ces rapports doivent suivre et ce à quoi les employés peuvent s’attendre s’ils continuent à enfreindre la politique.
Types de lignes directrices
Vous devez créer des procédures et des stratégies pour chaque domaine de votre entreprise.Lorsque les employés ont des questions sur la manière d’interagir avec les clients, entre eux, avec la direction ou avec l’équipement, ils devraient pouvoir consulter les directives.
De nombreuses entreprises ont mis en place des politiques globales en matière de comportement des employés, qui définissent des règles sur la manière dont le personnel doit s'habiller, agir et se comporter au travail. La discipline, l'égalité de traitement, le harcèlement sexuel, l'assiduité, les performances au travail et la sécurité sur le lieu de travail sont également des domaines importants à couvrir.
Pas toujours un à un
Les procédures sauvegardent souvent les politiques de l'entreprise. Cependant, il n'y a pas toujours un ratio un-à-un de processus et de procédures. Par exemple, vous pouvez créer des règles stipulant que votre personnel doit être libre de toute consommation illégale de substances, ne jamais harceler sexuellement d’autres employés et ne peut pas retirer d’argent du registre. Ensuite, vous pouvez avoir une procédure qui explique comment gérer tout signalement de ces comportements.
Pourquoi créer des procédures et des politiques
Toute entreprise avec des employés a besoin de politiques et de procédures pour guider les travailleurs. Ces directives permettent de s'assurer que tous les membres d'une entreprise répondent de la même manière au même événement. Cette cohérence permet au propriétaire de l’entreprise de s’éloigner de temps en temps. Vous pouvez assumer d'autres tâches et même prendre un jour de congé quand vous savez que vos employés peuvent s'occuper de vos affaires.
Cela peut également fidéliser les clients et créer une image de marque positive. Par exemple, les clients dont les politiques de retour sont différentes à chaque fois qu’ils se présentent peuvent entretenir des sentiments négatifs à l’égard de votre marque. Cependant, les clients qui savent à quoi s'attendre savent qu'ils peuvent compter sur votre entreprise.
Protégez votre entreprise
Une autre raison pour rédiger des directives de politique et de procédure claires est de protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires. Les directives disciplinaires en sont un exemple frappant. Vous devez décrire les attentes des employés, les processus disciplinaires et le moment où vous devrez licencier des membres du personnel.
Suivez votre processus chaque fois qu'un employé viole vos politiques. Si vous devez retirer une personne de votre personnel, vous pouvez éviter les poursuites pour licenciement abusif. La documentation de votre processus vous donne la preuve que vous avez agi légalement.
