Avez-vous besoin de créer un rapport annuel pour votre organisation? Vous ne savez pas comment procéder? Heureusement, vous pouvez diviser le processus de création d'un rapport annuel en petites étapes faciles à suivre. Mieux encore, la gestion du rapport annuel vous mettra en contact avec les principaux décideurs de votre organisation. Vous pouvez occuper un rôle important et prestigieux qui dynamise votre carrière et prouve votre valeur pour l'organisation. Suivez ces directives pour vous aider à créer un rapport annuel.
Commencez avec les chiffres. Presque tous les rapports annuels sont centrés sur les données financières, même dans les organisations à but non lucratif. Rencontrez les conseillers financiers et / ou les comptables de votre organisation pour examiner le rendement financier du dernier exercice et déterminer les informations à inclure dans le rapport de cette année. La situation financière de votre organisation vous aidera à choisir votre thème et votre apparence pour le rapport annuel.
Notez que le contenu exact du rapport financier variera en fonction de la taille de l'organisation, du modèle d'entreprise et du statut à but lucratif / non lucratif. Vérifiez auprès des conseillers financiers et juridiques pour déterminer lequel des éléments suivants doit être inclus: Compte de résultat - Déclaration de base sur la stabilité financière de l'organisation. Il détaille les sources d’argent, les dépenses et le revenu net ou la perte pour l’année. Bilan - fournit une vue d'ensemble de la situation financière de l'organisation. Il répertorie à la fois les actifs et les passifs (montants dus) de l'organisation. Dans les organisations à but lucratif, le bilan comprendra un état des capitaux propres. Cela met essentiellement un chiffre sur la valeur des actionnaires en soustrayant les passifs des actifs. État des flux de trésorerie: indique comment l’argent circule dans l’organisation et le montant disponible. Risques: résumé des risques commerciaux auxquels l’organisation est confrontée ou pourrait être confrontée à l’avenir. Notes - Inclut des explications sur les pratiques comptables de l’organisation, explique les exceptions aux pratiques comptables générales et décrit comment l’information financière a été collectée. Les sociétés cotées en bourse doivent inclure un rapport de la haute direction confirmant que les contrôles comptables internes répondent aux exigences de la loi Sarbanes-Oxley.
Faire un budget. Utilisez les coûts du rapport de l'année précédente, le cas échéant, comme point de départ. Ensuite, considérez vos besoins actuels. Demandez, aurez-vous besoin de photographies professionnelles? Assistance à l'écriture? Voulez-vous imprimer et poster le rapport et / ou le poster sur un site Web? De quelle aide technique aurez-vous besoin? Combien coûteront l'impression et l'affranchissement?
Choisissez un ton et un thème pour le contenu et la conception du rapport annuel. L'organisation s'est-elle bien débrouillée? Prévoyez ensuite un ton optimiste et un design coloré et lumineux. Si l'organisation fait face à des défis ou résiste à une tempête, un ton discret et une conception noir et blanc auront plus de sens.
Planifiez votre contenu. Passez en revue les activités de l'année. Lisez les lettres d'information, les communiqués de presse et les reportages récents. Quelles ont été les principales réalisations et les jalons? Qui étaient les plus performants et les faiseurs de différence? Utilisez vos réponses pour élaborer un plan de contenu pour le rapport annuel.
Commencez par le haut. Commencez le rapport annuel par une lettre ou une colonne d’un responsable d’organisation (président du conseil d’administration, président ou directeur général). Le message de l'exécutif devrait donner un aperçu des activités et des réalisations de l'année. Il devrait également résumer la performance financière en termes qu'un lecteur général peut comprendre.
Donner crédit. Inclure la reconnaissance du leadership et des membres clés du personnel des organisations à but lucratif, des donateurs et des bénévoles des organisations à but non lucratif.
Révisez votre plan avec le leadership. Assurez-vous de faire accepter le budget, le ton et l'apparence. En particulier, assurez-vous que la présentation des informations financières est approuvée par la direction. Rappelez-vous que les dirigeants voudront probablement approuver le contenu final et la conception avant publication et distribution.
Produire le rapport. Si votre organisation manque d’écrivains, de photographes et de designers, vous devrez peut-être faire le travail vous-même ou trouver des volontaires. Les entreprises de communication marketing et les pigistes professionnels sont également des sources d'aide. Si vous prévoyez d’imprimer et d’envoyer le rapport par courrier, obtenez des devis de plusieurs imprimeurs et agences de traitement de courrier. Ceux-ci pourraient également contribuer à la conception du rapport annuel.
