La participation des employés aux réunions est souvent importante pour envoyer des messages cohérents au personnel de l'entreprise et pour générer des idées nouvelles et créatives des membres du personnel. Cependant, encourager les employés à assister et à contribuer aux réunions, en particulier lorsqu'elles sont facultatives, n'est pas toujours une tâche facile. Prendre des mesures pour informer et soutenir les employés, ainsi que des activités divertissantes, peut aider à la persuasion. Avec un bilan de réunions réussies, vous constaterez peut-être que des employés commenceront à se porter volontaires pour venir.
Planifiez la réunion à un moment où la plupart des employés seront disponibles et à un endroit qui vous convient. Les conflits d'horaire constituent souvent un obstacle à la participation aux réunions. La suppression de cette barrière et la facilité d'accès au site de réunion éliminent deux raisons invoquées par les employés pour ne pas assister à la réunion. Si le sujet de la réunion n'est pas urgent, planifiez-le pour une période lente de l'année lorsque les employés ne sont pas occupés par des clients ou des projets. De cette façon, vous aurez plus de chances de gagner non seulement la présence des employés, mais également leur attention.
Soulignez la valeur de la réunion pour les employés et informez-les à l'avance de son objet. Distribuez un ordre du jour détaillé à tout le monde et mettez en surbrillance les points qui demandent la contribution des employés. Les employés seront plus susceptibles d’assister à une réunion s’ils savent que les informations fournies seront fournies en partie par eux-mêmes et leurs collègues. Ajoutez à l’agenda toutes les informations nécessaires aux employés pour apporter une contribution efficace.
Construisez un historique de réunions efficaces auxquelles les employés aiment participer et au cours desquelles leurs commentaires ont été écoutés. Cet historique facilitera la tâche de convaincre les employés d’assister à une réunion dans l’avenir. Écoutez les employés pendant les discussions et incluez leurs commentaires dans les procès-verbaux après la réunion. Si des modifications ont été apportées à la suite d'une proposition d'un employé, faites-le savoir. Même si les commentaires de tous les employés ne sont pas utilisés plus tard, reconnaissez la nature générale de toutes les contributions dans les procès-verbaux accessibles au public afin que les employés puissent voir qu'elles ont été entendues.
Inclure des activités pratiques lors des réunions afin que le changement de rythme incite à y assister. Si une session de formation est proposée sur une nouvelle version du logiciel de l'entreprise, posez-leur des questions de culture générale et de culture populaire et offrez des prix, tels que des bonbons, pour obtenir des réponses correctes. Si vous préférez rester sur le sujet, demandez aux participants à la réunion de se répartir en groupes et de travailler sur des exercices qui engagent ce qu'ils apprennent. Donnez des prix au groupe fini en premier.Soyez créatif avec des jeux et des activités pour garder les gens intéressés.
Offrez des incitations pour assister à des réunions, telles que des collations et même des prix de présence. Parfois, la ligne "rafraîchissements fournis" dans un ordre du jour distribué suffit à amener les employés à assister à une réunion. Pour ceux qui ont besoin d'un coup de pouce supplémentaire, la chance de remporter chez eux un butin d'entreprise pourrait bien faire l'affaire.
