La création de budgets pour les organisations est un processus long qui nécessite la participation de plusieurs départements ou sources de révision. Équilibrer les besoins de l'organisation ou de l'agence gouvernementale avec des fonds souvent limités nécessite une prise de décision ferme et un examen des services, départements ou programmes. Un budget ad hoc est un budget de planification temporaire créé pour les comités ou groupes de budget. Ce budget est souvent préliminaire et est généralement utilisé comme point de départ pour des discussions et des ajustements.
Création
Les budgets ad hoc peuvent être établis à partir de budgets de périodes précédentes, de propositions de budget soumises ou d’analyses financières professionnelles. Le processus de création identifie les sources de revenus et les besoins budgétaires requis en fonction des enregistrements de dépenses contractuels ou établis. Souvent, ces budgets sont largement notés quant à la manière dont les chiffres ont été dérivés et où les estimations ont été utilisées. Des budgets ad hoc peuvent être effectués régulièrement dans le cadre d'un processus de budgétisation annuel, ou peuvent être demandés au besoin pour répondre aux besoins de planification de projet.
Champs obligatoires
Les processus de budgétisation dirigés par le groupe doivent avoir un budget de base comme point de départ. Le budget ad hoc peut être utilisé pour aider les membres individuels du comité des budgets à se préparer pour les réunions et à discuter de sujets avec leurs départements respectifs. Les budgets doivent être disponibles pour définir les entrées, les sorties et les catégories requises devant figurer dans le budget final. Les universités, les organisations à but non lucratif et les agences gouvernementales ont généralement des règles auxquelles tous les budgets, y compris les budgets ad hoc, doivent se conformer.
Éléments
Les budgets ad hoc décrivent les coûts fixes, les coûts en capital et les coûts variables. Ces éléments de coût sont divisés en catégories. Les revenus et toutes les sources de revenus sont également présentés par catégorie. Le revenu est une projection du revenu entrant calculé à partir de l'historique des revenus précédents. La méthode de calcul et les hypothèses sont souvent incluses dans un budget ad hoc pour aider les membres du comité à comprendre les forces et les faiblesses du budget.
Période de temps
Un budget ad hoc peut être établi pour n'importe quelle période, mais cela est généralement dicté par la fonction qu'il remplit. Les calendriers budgétaires communs incluent un exercice pour une organisation et un calendrier basé sur des projets pour des projets spéciaux.
Documentation
Un budget ad hoc nécessite des pièces justificatives pour les formules non standard et toutes les hypothèses utilisées pour calculer les totaux financiers présentés. La documentation est essentielle lors des révisions budgétaires pour aider à répondre aux questions et à l'exploration de catégories spécifiques pour une révision ultérieure.
