Un conseil d'administration, comme tout groupe de travail, a besoin de temps et d'informations pour assimiler et envisager une nouvelle idée. Que vous soyez chef de département, volontaire, consultant ou membre du conseil d'administration, certaines règles de base s'appliquent lors de la présentation d'une nouvelle idée. Donner une présentation concise, anticiper les questions possibles, fournir suffisamment d’informations pour permettre la prise de décision et répondre rapidement aux préoccupations exprimées peuvent faire la différence entre l’acceptation et le rejet de votre proposition.
Organisez les informations de la manière la plus concise possible. Cela signifie que vous devez fournir une vue d'ensemble ou une feuille de résumé en haut de votre matériel, ce qui permet aux membres du conseil d'administration de saisir la nouvelle idée et l'orientation de votre présentation en une seule lecture brève. Le plan commercial présenté sur Planware.org propose des exemples de sujets principaux pouvant constituer votre fiche récapitulative (voir Ressources). Personnalisez-les pour illustrer votre idée et votre plan d’attaque proposés. Personnalisez le contour complet pour s’adapter aux détails de votre approche. Avec un résumé d’une page et un plan de deux pages, vous avez fourni aux membres du conseil un aperçu complet du problème, de votre recherche et des solutions suggérées. Les matériaux qui suivent peuvent développer des sujets dans l'ordre de votre résumé. Cela permet aux lecteurs de saisir l’idée complète au cours d’une brève lecture et vous aidera également à organiser votre présentation en fonction du temps alloué par le conseil. Si vous disposez de quelques minutes, consultez le résumé. avec un temps plus long, examinez le contour. Avec beaucoup de temps, vous êtes prêt à traiter des problèmes spécifiques en détail. Cela montre à la fois votre capacité à travailler en coopération et votre respect pour les autres tâches que le conseil doit mener.
Présentez des idées sous diverses formes. Patricia Fripp, entraîneure en art oratoire, observe que certaines personnes se souviennent de ce qu’elles entendent, mais que la plupart des gens se souviennent de ce qu’elles voient. Si votre idée implique une réaffectation des ressources, du personnel supplémentaire ou une amélioration de la part de marché, envisagez de présenter cette information de manière succincte à l'aide de graphiques, de diagrammes et de diagrammes. Des logiciels tels que Microsoft PowerPoint ou la variété de programmes graphiques répertoriés sur Pure-Mac vous permettent de présenter des informations graphiques sous une forme perfectionnée (voir Ressources). Fournissez un support d'impression pour les graphiques, de sorte que les membres du conseil puissent les réviser ultérieurement.
Anticipez et répondez aux questions logiques dans votre matériel de présentation. Fournissez des estimations de coûts, des exemples de calendrier de formation ou d’autres données pour appuyer le succès escompté de votre idée. Dans ce domaine, anticiper les questions est très différent de la défense de votre idée contre les attaques. Évitez les stratégies défensives telles que le commentaire que beaucoup de gens pensent que l'idée ne fonctionnera pas ou la classification des questions logiques comme des objections.
Répondez rapidement aux questions imprévues. Remercier le questionneur pour sa perspicacité et admettre que vous n’avez pas toutes les données ou tous les détails dans ce domaine peut être accompagné d’une promesse d’avoir des réponses dans un délai raisonnable d’une semaine ou d’une autre. Suivez à travers et respectez les délais. Informer tous les membres du conseil des réponses, pas seulement le questionneur. Cela montre votre réactivité aux préoccupations et votre désir de communiquer efficacement.
Préparez-vous à répondre avec souplesse aux suggestions. Identifiez les zones où votre idée peut être facilement modifiée et les zones où cela sera difficile.Cela vous donne une longueur d'avance pour répondre aux objections ou aux préoccupations.
Fournir suffisamment d'informations à l'appui pour permettre la prise de décision. Surtout avec de nouvelles idées, les membres du conseil voudront examiner les informations à leur rythme avant de s’engager. Ce processus d’examen peut donner lieu à d’autres questions ou préoccupations. Les documents doivent offrir une expression complète de votre idée sans être trop contraignants pour entraver le processus de prise de décision. Par exemple, les lecteurs ont besoin des trois estimations de coûts que vous avez obtenues, ainsi que des noms de sociétés des chefs d’enquête potentiels; mais, à ce stade, ils ne sont pas prêts à examiner tout un éventail de questions que pourraient contenir les enquêtes ou votre correspondance détaillée avec chaque chef de train. Un bref paragraphe sur leur succès et leur calendrier est adéquat; un historique détaillé de chaque entreprise entrave la prise d'une décision fondamentale quant à l'opportunité de mener une enquête.
Terminez votre présentation en remerciant le conseil d’avoir pris le temps de réfléchir à votre idée, quelle que soit sa réponse initiale. Avec un peu de chance, vous serez de retour avec plus d'idées et vous accueillerons avec cordialité.
