Les assistants virtuels travaillent en tant qu'entrepreneurs indépendants offrant des services de bureau et une variété de services similaires aux secrétaires de bureau, aux assistants administratifs et au personnel de bureau. Ils travaillent généralement à partir d'un bureau à domicile équipé d'un télécopieur, d'un ordinateur, d'un bureau, d'une imprimante et d'un accès Internet. Les types de logiciels requis par les assistants virtuels dépendent de leur secteur d'activité. Tous les assistants virtuels utilisent un ensemble général de logiciels pour fournir des services et gérer une entreprise.
Publication assistée par ordinateur
Le logiciel de publication assistée par ordinateur comprend les logiciels de traitement de texte, de présentation, de calcul et de base de données. Les assistants virtuels travaillant dans le secteur du marketing ont besoin de programmes de publication pour la création de prospectus, de sites Web, de cartes postales, d'invitations et de divers types de publications. Les autres exigences incluent les modules complémentaires inclus avec les logiciels de traitement de texte, les correcteurs orthographiques et les correcteurs de grammaire, les thésaurus, les dictionnaires et les traducteurs de langue.
Transcription
La transcription consiste à enregistrer et à écrire une dictée; Les logiciels de transcription facilitent la lecture d’une communication enregistrée. L'assistant virtuel peut arrêter, démarrer, rembobiner et mettre en pause l'enregistrement. Vous pouvez envoyer la transcription enregistrée par courrier électronique telle quelle ou sous forme de fichier compressé. À partir de 2011, les formats courants incluent MP3 et WMV. Plusieurs logiciels d’enregistrement sont compatibles avec différents formats.
Comptabilité
La gestion d’une entreprise d’assistant virtuel nécessite un logiciel de comptabilité et de facturation. Les assistants virtuels spécialisés en comptabilité doivent utiliser un système de comptabilité tout-en-un. Ces assistants peuvent créer des factures, des devis et des propositions. enregistrer les paiements; et suivi du temps de travail avec un programme ou avec différents logiciels de publication assistée par ordinateur.
la communication
Les logiciels de communication sont une autre nécessité pour les assistants virtuels. Les logiciels de télécopie et de courrier électronique disponibles offrent une personnalisation et des modèles prédéfinis. Les assistants virtuels peuvent choisir de créer un modèle adapté à l'image de leur entreprise. L'utilisation d'un service téléphonique Internet réduira le coût des factures téléphoniques longue distance et mensuelles. L'utilisation de programmes de courrier électronique et de télécopie en ligne nécessite une bonne connexion Internet.
