Lorsque vous soumettez vos déclarations de revenus personnelles, le nombre de documents concernés est relativement limité.Cependant, de nombreux employeurs et d’autres entreprises soumettent des dizaines, des centaines, voire plus de copies de divers formulaires 1099, 5498 ou autres. Le formulaire IRS 1096 est comme une page de garde pour la soumission de plusieurs formulaires d’un même type. Il contient des informations de base sur les documents avec lesquels il est inclus.
Remplir le formulaire 1096
Un formulaire 1096 est requis pour chaque type de formulaire soumis (formulaires 1099, 1098, 3921, 3922, 5498, W-2G, 5498, 5498-ESA et 5498-SA). Tous les formulaires d'accompagnement doivent être séparés par type de formulaire et transmis avec un formulaire séparé 1096. Il est essentiel, avant d'envoyer tout formulaire, que les informations d'identification correctes du déposant soient incluses dans le formulaire 1096.
Remplissez vos informations de contact correctes sur la moitié supérieure du formulaire et indiquez soit votre numéro EIN (case 1), soit votre numéro de sécurité sociale (case 2). Le nombre total de formulaires soumis avec le formulaire 1096 est enregistré dans la case 3 et le montant total de la retenue à la source fédérale indiquée dans les formulaires est indiqué dans la case 4. Les informations utilisées pour calculer le chiffre inscrit dans la case 5 du formulaire 1096 dépendent le type de formulaire déposé (voir les instructions à la page 2 du formulaire 1096 pour plus de détails). La case 6 sert à identifier le numéro de formulaire soumis. Cochez uniquement un «X» dans la case 7 s'il s'agit de la dernière soumission de ce type de formulaire pour une période fiscale quelconque, y compris future.
Envoi de papier
Le formulaire 1096 est utilisé pour les soumissions papier (non électroniques). Lors du dépôt de 250 d'un seul formulaire, le dépôt électronique est requis (voir la publication 1220 dans la section Ressources supplémentaires pour plus d'informations sur la transmission électronique). Les formulaires 1099-MISC et les formulaires 1099-DIV sont traités comme des entités distinctes. Par exemple, si vous déposez 200 exemplaires du formulaire 1099-MISC et 100 exemplaires 1099-DIV, vous pouvez le soumettre par courrier postal avec une feuille de couverture du formulaire 1096 pour chaque type de formulaire. Toutefois, si vous soumettez 250 copies du formulaire 1099-MISC et 50 copies de 1099-DIV, les formulaires 1099-MISC doivent être soumis par voie électronique, mais le formulaire 1099-MISC peut être soumis sur papier.
Envoi de formulaires
Avant d'envoyer un formulaire, il est essentiel que les informations d'identification correctes du déclarant soient incluses dans le formulaire 1096. Les informations nécessaires sont le nom du déclarant, son adresse municipale, le nom d'une personne de contact, un numéro de téléphone, un numéro de fax et une adresse électronique. Le formulaire 1096 dûment rempli, ainsi que les formulaires en cours de transmission, peuvent être envoyés au centre IRS d'Austin, du Texas ou de Kansas City (Missouri) (voir le formulaire 1096 pour l'adresse complète), en fonction de l'adresse municipale du déclarant. Notez que les formulaires 1099, 1098, 3921, 3922 et W-2G doivent être déposés au plus tard le 1 er mars. Formulaires 5498, 5498-ESA et 5498-SA au plus tard le 1er juin.
