Certaines personnes peuvent ne pas bien accepter les critiques, mais en tant que professionnel, c'est le seul moyen de se développer. Les entreprises et les départements académiques peuvent tirer avantage de la présence d’évaluateurs externes qui donnent des informations honnêtes sur la manière d’améliorer les opérations quotidiennes. Après examen, le critique rédigera une lettre professionnelle détaillée pour donner son avis sur des domaines spécifiques dans lesquels une entreprise peut faire défaut.
Commencez avec un papier à en-tête professionnel
Écrivez votre lettre de commentaires sur du papier à en-tête d'allure professionnelle. Le papier à en-tête établit vos références professionnelles et crée une apparence solide et crédible. Tapez "Madame / Monsieur (nom du superviseur)" suivi de deux points. Passer un autre espace de ligne. Tapez la date complète. Ignorer un espace de ligne.
Dites merci et fournissez une déclaration complémentaire
Commencez la lettre en remerciant le superviseur pour l'opportunité de visiter leur établissement. Détaillez toute hospitalité que vous avez particulièrement appréciée. Faites une déclaration complémentaire générale qui passe brièvement en revue les domaines spécifiques qui ont été bien réalisés ou gérés dans l’organisation. Cela créera des sentiments positifs chez ceux qui reçoivent les commentaires. Même si votre évaluation globale était très négative, vous pouvez toujours trouver quelque chose de positif et de constructif à souligner.
Fournir une analyse et des commentaires spécifiques
Donnez une analyse point par point de chaque section de l'organisation ou du département. Par exemple, si votre évaluation portait sur un département d'anglais d'une université, vous pourriez commencer par évaluer le chef de département. Donnez des critiques et des commentaires très spécifiques sur la manière dont elle s’acquitte de chacune de ses responsabilités.
Forces et critiques
Détaillez les points forts à retenir ainsi que les éléments qui pourraient être plus efficaces et proposez des suggestions concrètes pour chaque critique. Par exemple, si vous remarquez que le chef de département remet tardivement les évaluations d’instructeurs, vous pouvez écrire: "La chef de département fournit des évaluations très complètes et détaillées; toutefois, les évaluations sont souvent remises tardivement, peut-être à cause de son désir. rédiger des évaluations très complètes. À l'avenir, elle devrait envisager de supprimer les détails non essentiels pour réduire le temps nécessaire à la préparation des rapports."
Cet exemple ne craint pas de formuler une critique directe, mais il félicite la directrice pour la rigueur avec laquelle elle est menée en même temps, plutôt que de se concentrer uniquement sur son incapacité à fournir des évaluations à temps.
Évaluer, réviser et critiquer chaque département
Évaluez chaque département, puis chaque employé clé au sein du département. Examinez minutieusement les fonctions de chaque service et vérifiez si les employés clés s’acquittent de ces fonctions. Proposez une évaluation globale des éléments négatifs que vous avez découverts et rédigez un plan d'action pour le service afin de les résoudre. Ce plan comprendra des éléments de toutes les critiques que vous avez soulignées dans les critiques individuelles. Incluez une explication détaillée des atouts importants du ministère, y compris des compliments pour les employés clés qui ont des performances exceptionnelles. Discutez de la façon dont le ministère peut s’appuyer sur ces atouts.
Fermeture de votre lettre de commentaires
Donnez une brève évaluation globale du ministère en indiquant les forces et les faiblesses significatives. Terminez en remerciant de nouveau le superviseur et indiquez vos coordonnées au cas où le superviseur aurait des questions supplémentaires. Fermez votre lettre avec un complément complémentaire comme le mot "sincèrement" et votre nom complet. Signez au-dessus de votre nom dactylographié à l’encre bleue ou noire.
N'oubliez pas de copies supplémentaires
Faites plusieurs copies de la lettre. Conservez une copie pour vos dossiers. Postez une copie supplémentaire au chef du superviseur s'il en a demandé une. Envoyez l'original directement au superviseur.
