Les premières impressions comptent, il est donc préférable d’en faire une bonne, en particulier lors de la demande d’une réunion d’affaires. Que vous souhaitiez écrire à un partenaire commercial potentiel, à un représentant gouvernemental ou à un client, votre choix de mots peut faire toute la différence. Une lettre de demande de rendez-vous mal écrite peut affecter votre image et votre marque. De plus, cela peut gâcher vos chances d'obtenir une réponse positive.
Utilisez une ligne d'objet appropriée
Lorsque vous envoyez une lettre de demande de rendez-vous, assurez-vous que la ligne Objet met en évidence votre intention de rencontrer le destinataire. Soyez bref et simple. Voici quelques exemples:
- Demande de réunion
- Demande de rendez-vous
- Lettre de demande de réunion
- Demande de réunion le (jour de la semaine)
- Planifier une réunion
Selon vos préférences, vous pouvez placer l'objet au-dessus ou au-dessous de l'adresse du destinataire. Si vous souhaitez contacter le destinataire en ligne, vous pouvez utiliser la même ligne d'objet pour votre courrier électronique et votre lettre.
Présentez-vous
Commencez la lettre en vous présentant. Si vous avez rencontré le destinataire à un moment donné, assurez-vous de le mentionner. Donnez une brève description de votre organisation ou de sa mission si nécessaire. Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme:
Cher Représentant (nom)
Mon nom est (votre nom) et je vous contacte au nom de (nom de l'entreprise). Nous avons un intérêt commun à … et j'aimerais discuter davantage.
Si vous avez une référence, vous pouvez commencer par: (Nom de la référence) a mentionné que vous souhaitiez en savoir plus sur nos produits et services. Je voudrais vous inviter à discuter plus à notre bureau le (date et heure).
Énoncer le but de la réunion
Indiquez au destinataire à quoi s'attendre de la réunion, y compris combien de temps cela prendra. Fournir un calendrier approximatif et couvrir les points principaux. Par exemple, vous pouvez dire:
Merci d’avance de prendre en compte cette demande. J'apprécierais l'occasion de vous rencontrer et de discuter de la manière dont nous pourrions nous associer pour de futurs projets.
Notre réunion couvrira un bref aperçu de notre technologie et de nos ressources ainsi que quelques exemples de notre travail dans ce domaine. Nous sommes également intéressés à discuter d'une collaboration potentielle qui serait mutuellement bénéfique pour les deux parties.
Essayez d’expliquer ce que vous recherchez et pourquoi vous demandez cette réunion. Suggérez deux ou trois dates et heures, puis demandez aux destinataires de confirmer leur disponibilité.
Votre lettre pourrait dire quelque chose comme:
S'il vous plaît, suggérez une date et une heure, selon votre emploi du temps.
Êtes-vous disponible le date et heure? Sinon, veuillez nous contacter au (numéro de téléphone) ou à (adresse e-mail) pour planifier une heure de réunion.
Nous ferons un suivi sous peu pour confirmer la réception de cette lettre et fixer le jour et l'heure qui vous conviennent.
Utilisez le bon format
Les lettres commerciales ont un format spécifique. Écrivez votre nom et votre adresse dans le coin en haut à droite de la page. Saisissez les informations de contact du destinataire dans le coin gauche de la page ou sous votre adresse.
Laissez des marges larges et utilisez un blanc marqué si possible. Gardez la lettre courte et au point; idéalement, il ne devrait pas dépasser une page. Utilisez une salutation formelle, telle que “Cher M. (nom du destinataire) "Si vous ne connaissez pas le nom exact du destinataire, vous pouvez utiliser "Cher Monsieur ou Madame." Terminez la lettre avec "Sincèrement" "Respectueusement" "Respectueusement vôtre" ou d'autres clôtures formelles, suivies de votre nom.
Une lettre de demande de rendez-vous doit être claire et concise. Couper les mots inutiles et les informations inutiles. Utilisez une police facile à lire, comme Times New Roman ou Arial. N'oubliez pas de relire la lettre avant de l'envoyer.
