Les rapports mensuels sont précieux en tant que comptes rendus d'événements et de résultats dans un service et en tant que contribution à une entreprise dans son ensemble. En éducation, ils fournissent également des informations utiles provenant de différents départements sur les progrès et les résultats. Ils constituent un enregistrement qui peut être rassemblé dans des documents plus volumineux afin de fournir une vue d'ensemble à une entreprise ou à un collège.
Rédigez une introduction sur le sujet en indiquant pourquoi vous demandez la soumission de rapports mensuels. Indiquez les bonnes raisons pour lesquelles elles sont requises et la contribution qu'elles vont apporter à l'entreprise, au collège ou à l'université dans son ensemble.
Décrivez les avantages pour les destinataires, car la plupart des gens y verront un travail supplémentaire. Un rapport mensuel peut être une occasion de louer et de montrer où les choses se sont bien passées. Cela peut aussi être une chance de mentionner les domaines dans lesquels un soutien est nécessaire ou quelque chose qui nécessite un suivi. Il peut également s'agir d'un rapport sur l'avancement d'un projet particulier. Soulignez l'importance des rapports dans la planification et la focalisation de l'esprit de la personne sur les efforts de son service.
Indiquez les dates et les échéances pour l'année où les rapports mensuels seront requis. Expliquez pourquoi ils doivent être à l'heure, car ils constituent généralement une contribution à un rapport plus volumineux et peuvent être retardés si les rapports mensuels sont retardés.
Si possible, fournissez un modèle contenant les principaux points à traiter dans le rapport mensuel. Cela facilite la tâche des répondants et permet de gagner du temps chaque mois. Ils peuvent changer le modèle si nécessaire. Sinon, donnez des lignes directrices dans votre lettre pour aider les rédacteurs de rapports. Différents départements fourniront des informations différentes - par exemple, des informations financières et des informations relatives aux ventes - de sorte que différents modèles peuvent être nécessaires. Demandez à l'auteur du rapport de lister les catégories sur des feuilles séparées.
Divisez chaque section de la lettre en paragraphes. Donnez les raisons pour lesquelles le rapport mensuel est requis dans le premier paragraphe. Décrivez les avantages pour les destinataires dans la seconde. Mentionnez les dates et les délais dans le troisième paragraphe ou fournissez une liste séparée avec les dates. Mentionnez le modèle ou les directives dans le quatrième paragraphe. Inclure une note d'appréciation dans le dernier paragraphe pour l'aide du destinataire. Soyez concis et agréable.
Conseils
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Ecrire une lettre d'affaires nécessite certaines formalités. Si vous commencez la lettre avec le nom de quelqu'un, elle devrait se terminer par "Votre sincère." Si vous commencez par "Cher Monsieur ou Madame," il devrait se terminer par "Cordialement". En dessous de la salutation, vous trouverez une ligne de référence ou de sujet, dans ce cas, "Rapports mensuels".
Attention
Rédigez la lettre comme une demande mais soyez ferme sur le fait que les rapports seront nécessaires tous les mois.
