Les organisations à but non lucratif comptent sur des dons en nature et en argent. Engagez les donateurs potentiels dans une lettre professionnelle mais qui établit un lien personnel avec le destinataire. Insistez sur le bon travail de l'organisation et sur la manière dont elle utilisera les fournitures demandées. Dites au donateur comment faire une contribution.
Établir une connexion
Expliquez pourquoi votre organisation est importante pour le donateur potentiel. Une école qui a besoin de fournitures pour ses programmes extrascolaires ou de base devrait chercher à faire des dons aux parents et aux amis de l’école. Dans la lettre, insistez sur ce lien. Rappelez aux parents que les membres de l’école s’engagent à offrir les meilleures possibilités d’éducation à leurs enfants. Si vous sollicitez des entreprises locales, rappelez-leur que l'école fait partie de la même communauté et qu'un don de fournitures peut démontrer que l'entreprise est engagée envers ses clients et leurs familles.
Promouvoir le travail
Énoncez le mandat de l'organisation et décrivez ses résultats. Un refuge pour animaux local pourrait inclure un paragraphe décrivant les programmes de soins médicaux, de logement et d’adoption qu’il propose. Les donateurs potentiels qui connaissent bien l’organisation bénéficieront d’un rappel des raisons pour lesquelles un organisme de bienfaisance mérite un don de fournitures. Incluez des statistiques, telles que le nombre d’élèves participant à des programmes spécifiques ou le nombre de chiens pris en charge sur une base annuelle. Les chiffres donnent au donneur potentiel une idée de l’ampleur et du succès d’une organisation et incitent davantage à fournir des fournitures pour aider la cause.
Détaillez la demande
Les fournitures sont des éléments tangibles qui doivent remplir un objectif spécifique. Lors de la demande de fournitures, cela aide le donateur à savoir exactement ce dont l'organisation a besoin et comment elle sera utilisée. Une école peut spécifier qu'elle a besoin de pinceaux pour un programme artistique, de blouses pour protéger les vêtements des élèves ou de crayons de couleur. Un centre de secours pour animaux pourrait demander spécifiquement certaines marques de nourriture, serviettes, lits pour animaux domestiques, laisses et colliers. Indiquez si vous acceptez les articles usagés ou si vous voulez que les donateurs donnent de nouvelles fournitures. Reliez la liste à la mission de l'organisation en indiquant, par exemple, que le programme artistique aide les enfants qui ont besoin de soins après l'école ou que les lits pour animaux de compagnie permettent une expérience d'hébergement plus confortable pour les animaux de compagnie sans abri.
Si votre liste se concentre sur quelques éléments, incluez-la sous forme de liste à puces dans le corps de la lettre. Si la liste est plus longue, incluez-la en pièce jointe. Si vous incluez une pièce jointe, indiquez aux destinataires de la pièce jointe une phrase telle que "veuillez consulter notre liste des éléments les plus utiles de la liste ci-jointe".
Énoncer la procédure de donation
Laissez le destinataire savoir comment répondre à votre demande de fournitures. La lettre doit clairement indiquer comment faire un don, si l'organisation fournit un service de prise en charge, comment le donateur peut planifier cette prise en charge, ainsi que les dates et heures spécifiées. S'il y a un lieu de dépôt pour les fournitures, indiquez l'adresse, les directions et les heures auxquelles les donateurs peuvent laisser les fournitures.
Indiquez au destinataire de la lettre quand et comment vous émettez les reçus de dons, le cas échéant. Les organisations qui fournissent des reçus doivent inclure un numéro d'identification fiscale.
