Les employés sans dépôt direct reçoivent des chèques en direct, qu’ils peuvent encaisser à la banque appropriée. L’impression de chèques est une étape cruciale du traitement de la paie. C'est l'une des dernières étapes, parmi de nombreuses étapes, du traitement de la paie.
Déterminez si vous utiliserez un logiciel de paie pour l’impression de chèques. Un logiciel de comptabilité tel que Quickbooks vous permet de traiter votre liste de paie et d’imprimer les chèques via le système. Vous devrez acheter le logiciel et le télécharger sur votre ordinateur. L’impression manuelle de chèques se fait sur la machine à écrire et constitue une méthode de plus en plus rare d’impression de chèques, généralement utilisée par les très petites entreprises.
Savoir quelles informations doivent figurer sur le chèque de paie. En règle générale, le nom, l’adresse, la date du chèque, le numéro du chèque, le salaire brut, le salaire net, la banque de l’employeur, la signature de l’employeur et les informations du talon de chèque (par exemple, les déductions, les montants cumulés et les informations fiscales) figurent sur le bulletin de versement.
Déterminez les informations sur la paie, telles que les salaires et les retenues volontaires et involontaires, pour chaque employé. Si vous utilisez un système de paie manuel, calculez tous les salaires, taxes et retenues à retenir manuellement pour chaque employé. Vérifiez vos informations.
Entrez les informations dans le système. Imprimez ensuite les rapports de prétraitement pour vérifier et équilibrer vos entrées. Si vous constatez des anomalies, corrigez-les avant d'imprimer les chèques afin d'éviter de gaspiller du papier et de l'encre.
Cliquez sur le bouton d'impression de chèque de la paie en cours pour imprimer les chèques une fois que vous avez déterminé que tout est correct. Si votre paie est manuelle, utilisez une machine à écrire avec une fonction d'effacement pour imprimer les chèques.
Transmettez le fichier de dépôt direct et envoyez les fichiers de taxe à la société fiscale, le cas échéant. Fermez la paie. Si vous rencontrez une erreur de paiement par la suite, vous devrez émettre une vérification manuelle si vous souhaitez résoudre le problème immédiatement. Vous pouvez annuler le chèque erroné au cours de la prochaine période de paie ou même ultérieurement, à condition qu’il soit déduit des gains de l’employé depuis le début de l’exercice.
Conseils
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Essayez d’utiliser une imprimante laser pour assurer une impression de chèques sans faille. Si vous ne possédez pas de logiciel de paie et préférez ne pas utiliser la méthode d'impression manuelle des chèques de paie, utilisez un logiciel en ligne tel que Microsoft Office Online pour l'impression de vos chèques. Pour simplement imprimer un talon de chèque de paie en ligne, utilisez un service gratuit tel que paycheckcity.com.
Attention
Vérifiez que le logiciel de paie que vous utilisez imprime toutes les données de paie nécessaires sur le chèque de paie avant de procéder à un contrôle complet. Ne traitez pas une paie complète avec un nouveau système de paie sans le tester au préalable. Faites une maquette de paie sur une employée et générez un chèque pour elle. Imprimez ce chèque pour vous assurer que toutes les informations de paie nécessaires sont reflétées.
