Une subvention de remboursement fournit un financement aux bénéficiaires après que les dépenses ont été engagées. Le bénéficiaire doit suivre une certaine procédure pour obtenir le remboursement des frais du projet. Les remboursements sont fournis selon un calendrier de paiement défini une fois que l'organisation a soumis suffisamment de documents pour vérifier les dépenses.
Commencer votre projet
Après avoir reçu votre notification indiquant que vous êtes sélectionné pour recevoir une subvention, vous pouvez commencer les activités de votre projet. Étant donné que vous avez reçu une subvention de remboursement, vous devez être en mesure de financer ces activités dès le départ. Que les fonds de la subvention remboursent l’embauche de personnel ou la fourniture de services à une population spécifique, l’organisation doit avoir démontré une expérience financière stable pour la réalisation de ces activités. La plupart des bénéficiaires doivent avoir au moins trois ans d'expérience pour pouvoir bénéficier d'une subvention pour ces raisons.
Documentation des dépenses
Pour obtenir votre remboursement, la plupart des organismes subventionnaires exigent que vous documentiez vos dépenses. La documentation crédible comprend les reçus, les factures et les relevés de carte de crédit. Même si suffisamment de documentation est fournie, toutes les dépenses ne sont pas éligibles pour un remboursement. Le gouvernement fédéral a fourni des indications sur les dépenses admissibles que les subventions peuvent être remboursées au moyen des circulaires du Bureau de la gestion et du budget. Si vous avez reçu une subvention fédérale, vous devez vous conformer à la circulaire de la CAMO pour votre type d'organisation. Il existe une circulaire distincte de la CAMO pour les entités à but non lucratif, les établissements d’enseignement supérieur et les gouvernements des États ou les administrations locales.
Retrait des fonds
Les agences fédérales vous demandent de créer un compte bancaire pour prélever vos fonds de subvention. L'organisme subventionnaire donne des indications sur la fréquence à laquelle votre financement peut être utilisé. En règle générale, la subvention peut être utilisée sur une base mensuelle ou trimestrielle jusqu'à épuisement du financement. Vous devez soumettre les dépenses engagées pour prélever les fonds pour cette période de reporting. Une fois les fonds transférés sur votre compte, vous pouvez les créditer à votre organisation. Au cours de chaque période de référence, l’organisation doit soumettre les dépenses pour obtenir le financement restant.
Exigences de rapport
À la fin de la période de subvention, une fois que tous les fonds ont été dépensés, l’organisation est tenue de conserver dans ses dossiers un enregistrement de toutes les dépenses imputées à la subvention pour un nombre spécifié d’années. Pour les subventions fédérales, l'organisation devra se conformer aux audits Internal Revenue et Inspector General. Les dépenses qui ne sont pas conservées au dossier peuvent devoir être remboursées à l'organisme subventionnaire. L'organisation doit également conserver des enregistrements des résultats du projet financé par la subvention.
