En tant que chef de projet, une fois votre projet terminé, vous devez vous assurer que les résultats du projet répondent aux attentes. Ensuite, vous devrez compléter certains documents finaux et clôturer le projet. Les procédures typiques incluent l'obtention des approbations, le transfert de propriété et la mise en production d'un produit. Habituellement, vous approuvez un projet comme étant terminé en effectuant des tests pour vous assurer que l'équipe a terminé le travail et mettre à jour les rapports d'état pour indiquer qu'il est terminé.
Effectuer des tests d'acceptation. Les méthodes d'acceptation informelles incluent la réalisation d'une installation ou d'un événement. Les méthodes d'acceptation formelles comprennent des tests par l'utilisateur par rapport aux critères établis au début de la phase de planification du projet. Par exemple, les projets de développement d’applications logicielles incluent généralement des tests de fonctionnalité, de système et d’utilisateur pour prouver que le produit fonctionne comme prévu. Si les utilisateurs découvrent que le produit ne répond pas à leurs besoins, ils refusent le produit livrable et des révisions doivent être effectuées avant la fin du projet.
Créez un document d'approbation. Cet accord d'acceptation énumère les critères de réussite du projet. Par exemple, créez une liste de contrôle pour tester un système de génération de rapports conçu pour permettre l’enregistrement du temps consacré au travail bénévole des employés. Les utilisateurs doivent confirmer qu'ils peuvent utiliser un formulaire basé sur un intranet pour soumettre et réviser uniquement leurs heures sur des activités sélectionnées. Les gestionnaires ne devraient pouvoir examiner que les soumissions des employés sous leur supervision. L’application doit envoyer un courrier électronique au responsable et à l’employé pour l’informer de la soumission. Les employés doivent pouvoir demander que des activités supplémentaires soient ajoutées au formulaire de soumission.
Obtenir l'approbation finale du projet par les clients, les sponsors et les parties prenantes. Ces personnes peuvent signer des copies papier de l'accord d'acceptation ou utiliser des modèles ou des formulaires en ligne, tels que ceux fournis par le site Web de Microsoft Office. Par exemple, utilisez un formulaire InfoPath pour afficher visuellement l'état du projet à l'aide d'une mise en forme conditionnelle qui affiche et masque les images en fonction de l'état du projet.
Conseils
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Au lieu d’une procédure d’approbation sur papier, envoyez un courrier électronique. Par exemple, à l'aide de Microsoft Outlook, appuyez sur les touches «CTRL / N» pour créer un nouveau message. Dans le menu «Options», cliquez sur le bouton bascule «Utiliser les boutons de vote». Sélectionnez l'option «Approuver; Rejeter». Dans le champ «Objet:», saisissez une brève description du projet que vous souhaitez que le destinataire de l'e-mail se connecte. Vous pouvez insérer du texte, des graphiques ou des documents supplémentaires. Cliquez sur le bouton "Envoyer". Vos destinataires reçoivent un message électronique avec la directive «Votez en cliquant sur Voter dans le groupe de réponses ci-dessus». Cliquez sur le bouton «Suivi» de votre message d'origine pour voir qui a approuvé et qui a rejeté.
