Pratiquement tout le monde, à un moment ou à un autre, fera l’objet d’un compte rendu écrit qui le mettra sous un mauvais jour. Cela peut être aussi simple qu'un compte rendu d'une discussion informelle de votre retard. Cela pourrait être un conseil formel dans une procédure disciplinaire qui pourrait vous coûter une augmentation de salaire ou même votre travail. Dans le pire des cas, il pourrait s’agir d’une lettre qui met fin à votre travail. Dans chaque cas, vous devriez écrire et soumettre une lettre de réfutation. Cette lettre a pour but de vous aider à résoudre un conflit en fournissant votre version de l'histoire.
Articles dont vous aurez besoin
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Matériel de référence spécifique à votre cas
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La lettre originale contre vous
Déconstruisez la lettre contre vous en la séparant paragraphe par paragraphe. Si les paragraphes sont longs ou contiennent beaucoup de détails, décomposez-les au niveau de la phrase. Cette déconstruction vous permet de visualiser la lettre de manière rationnelle.
Pour chaque élément d'information négative, construisez une réfutation qui l'explique. Lorsque vous expliquez ces choses, prenez soin de formuler la réfutation de manière à présenter un point de vue positif. Par exemple: "M. Smith a été en retard quatre fois au cours du cycle de reporting" pourrait être réfuté avec un paragraphe expliquant chaque événement. Vous pouvez dire: «Pendant les 100 jours ouvrables de la période de référence, j'étais à l'heure dans les délais (96%). Chaque incident était dû à des circonstances indépendantes de ma volonté. Chaque incident était signalé à mon superviseur dès que possible." Votre réfutation explique cette lacune et, en soulignant le taux de participation extrêmement élevé, banalise la plainte. Bien sûr, si la lettre avait été écrite avec plus de détails, votre réfutation serait également plus détaillée.
Une fois que vous avez écrit tous vos faits, vos références et votre projet initial, vous allez assembler votre lettre. L'ouverture est de respecter la figure d'autorité qui le verra. Il fournira un bref résumé des raisons pour lesquelles la lettre a été écrite. Ensuite, vous ajouterez vos informations qui réfutent la lettre originale. Enfin, vous fermerez respectueusement.
Voici un exemple: "Monsieur, je vous écris pour vous fournir des informations supplémentaires sur la lettre que mon superviseur a placée dans mon dossier le 1 er janvier 2011. Mon superviseur a déclaré que j’étais en retard de quatre. C’est vrai. Mais il n’a jamais mentionné dans sa lettre que chaque fois que j’avais expliqué à lui à ce moment-là. Et il a accepté chaque explication comme une raison valable. Étant donné que la période de déclaration est de 100 jours ouvrables, j’ai 96% taux d’assiduité. Respectueusement, Monsieur l’employé."
Comme vous pouvez le voir dans l'exemple, il n'est pas nécessaire d'être trop long, impoli ou même obséquieux. Au lieu de cela, vous restez bref, concentré uniquement sur les informations défavorables contenues dans la lettre originale et sans personnalité. Un tiers impartial peut maintenant lire les deux lettres et tirer ses propres conclusions.
Conseils
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Soumettez votre réfutation dans les 24 heures suivant l'envoi de la lettre originale. Lors de la rédaction de votre lettre, citez les réglementations pertinentes qui corroborent votre position.
Attention
Ne soyez pas personnel. Si vous attaquez le personnage - l'appel de nom, par exemple - de l'auteur original, vous aurez l'air peu professionnel tout en améliorant l'auteur original aux yeux du lecteur. Ne gonflez pas les faits; ils sont trop faciles à vérifier. Ne faites pas la réfutation dans votre tribune personnelle, tenez-vous uniquement aux faits. N'écrivez jamais quelque chose que vous ne pouvez pas prouver de façon mesurable si on vous le demande.
