Les nouveaux employés qui arrivent au travail sont souvent accueillis avec une pile de documents à remplir, notamment des documents d'assurance, des formulaires de prestations et des documents fiscaux. L'un des documents les plus importants que les nouveaux employés reçoivent est un manuel de l'employé, souvent précédé d'une lettre du chef. Le manuel ne doit pas être traité à la légère. C’est pourquoi le fait d’inclure une lettre du président de la société, de son chef de la direction ou de son propriétaire établit une légitimité.
But du manuel
La distribution des manuels de l’employé aux nouveaux employés joue un rôle crucial dans l’établissement de bases juridiques permettant d’exiger ou d’interdire certains comportements sur le lieu de travail. Formaliser les attentes, les descriptions de travail, les processus, les procédures disciplinaires et d’autres informations organisationnelles permet d’empêcher les employés de se prévaloir ultérieurement de l’ignorance des politiques lorsqu’ils contestent les licenciements ou les rétrogradations. De plus, la description des règles de l'entreprise dans un manuel assure l'uniformité entre les employés. Lorsque les employés sont formés par différents gestionnaires mais qu’ils ne reçoivent pas de manuel, il est possible qu’ils apprennent de légères variations des règles en fonction du point de vue du gestionnaire ou des préférences professionnelles.
Contenu de la lettre
Inclure une lettre du chef dans un manuel de l’employé n’est pas une idée nouvelle. En fait, la plupart des lettres reposent sur un format assez standard qui couvre les bases, y compris une salutation de bienvenue, un aperçu de la création et de la croissance de la société et une déclaration des objectifs de la société. Les lettres de préface du manuel de l’employé peuvent également contenir des informations sur la philosophie, la vision et la mission du chef en matière de relations avec les employés. Certaines lettres traitent directement de questions juridiques, y compris une déclaration relative à l'emploi à volonté, une déclaration contre le harcèlement et une déclaration de l'égalité des chances pour les employeurs.
Bienvenue
Une des raisons pour lesquelles il est important d’inclure une lettre du chef dans un manuel de l’employé est de souhaiter officiellement la bienvenue à la société. Dans les très grandes entreprises, il est possible que les nouveaux employés aient été sélectionnés, interviewés et traités par des dizaines d’employés subalternes, sans que le chef honoraire n’en ait pris acte. Une lettre de bienvenue reconnaît officiellement l'employé à l'embarquement et l'accueille au sein de l'équipe. Cela renforce l’autorité du chef, de sorte que les nouveaux employés n’ont pas l’impression que la société est dirigée par des gestionnaires de niveau inférieur.
Solennité
Une autre raison pour laquelle les manuels des employés doivent inclure une lettre du chef est la détermination de la gravité du document. Les manuels précédés d’une lettre du président de la société attestent du niveau élevé d’attention et des normes associées aux politiques de la société. Les employés sont plus susceptibles de prendre au sérieux les manuels (et de les lire), sachant que le premier décideur de la société a rédigé la lettre initiale.
Culture d'entreprise
Le chef peut également donner le ton à la culture de l'entreprise dans la lettre du manuel de l'employé. Les entreprises qui attachent une grande importance à la formalité établissent et perpétuent ce ton avec une lettre à la formulation conservatrice accentuant l’autorité du chef. Les entreprises qui valorisent un environnement convivial et axé sur l’équipe bénéficient d’une lettre du manuel qui utilise un langage moins formel et instaure une culture de travail plus décontractée.
