La plupart des entreprises préparent un budget annuel, également appelé plan annuel. La direction, en particulier le PDG, est responsable de l’approbation du budget final, qui devient alors le guide de l’exploitation de la société. Le processus d'approbation peut parfois prendre plus de temps que la préparation du budget lui-même, car des décisions difficiles doivent être prises concernant la hiérarchisation des dépenses. Prendre ces décisions nécessite des discussions approfondies au sein de l’équipe de gestion.
Consolidation budgétaire
Dans les entreprises suffisamment importantes pour avoir des départements ou des divisions, les responsables de ces unités fonctionnelles sont responsables de la préparation de leurs propres budgets, qu’ils soumettent au service financier. Les budgets des départements sont consolidés par le personnel des finances pour créer le budget de l’entreprise dans son ensemble. Le processus de budgétisation débute souvent avec la haute direction qui fournit aux directeurs de division des lignes directrices à utiliser, telles que des hypothèses sur la situation de l'environnement économique au cours de la prochaine année. Que le budget d’un gestionnaire soit approuvé ou non dépend souvent de la manière dont il suit les directives données. Si la haute direction essaie de réduire les coûts, un responsable qui propose une augmentation de 20% des dépenses de son département devra probablement réviser son budget.
Examen par le personnel des finances
Le service des finances effectue les examens initiaux de ses budgets. Ils analysent les dépenses proposées ou, dans le cas des départements générant des revenus, les hypothèses utilisées pour préparer les prévisions de revenus. Ils recherchent des écarts importants par rapport au budget de l’année dernière. Leur objectif est de s'assurer que chaque budget est raisonnable et réalisable. Ils souhaitent également identifier des réductions budgétaires potentielles au cas où la direction générale déciderait que les dépenses totales proposées pour l'entreprise sont trop élevées.
Examen par la direction
La direction examine le budget consolidé et décide si les prévisions de revenus et de bénéfices sont conformes aux objectifs qu’elles se sont fixées pour l’année à venir. Si le bénéfice projeté est inférieur à celui escompté, la société doit trouver des moyens de générer des revenus supplémentaires ou réduire les dépenses afin d’améliorer le résultat net. L'analyse fournie par le service des finances est extrêmement utile pour les aider à identifier les domaines nécessitant des explications supplémentaires de la part des directeurs de division - ou des dépenses qui semblent tout simplement trop élevées et qui peuvent être réduites.
Discussion avec les chefs de division
La haute direction rencontre chaque chef de division, parfois en présence d’un membre du personnel des finances, pour mieux comprendre les demandes de budget présentées par le responsable. Le chef de division doit être prêt à défendre ses demandes. La direction doit peser les conséquences des coupes budgétaires majeures. La réduction des dépenses de marketing, par exemple, peut avoir un effet défavorable sur les revenus futurs. La direction a la tâche difficile de s’assurer que chaque service dispose des ressources nécessaires pour fonctionner efficacement tout en maintenant les dépenses totales à un niveau suffisamment bas pour que l’entreprise puisse maintenir sa rentabilité.
Prendre les décisions difficiles
Un responsable de département peut ne pas être satisfait de son budget final s’il voit des réductions importantes de la direction. Mais heureusement, la direction a communiqué les raisons de ces décisions difficiles. Lorsque le processus d'approbation budgétaire sera finalisé, chaque responsable devra se sentir traité de manière équitable. Idéalement, il estime disposer de suffisamment de ressources pour atteindre les objectifs de son département et est par conséquent prêt à fournir le maximum d'efforts au cours de la prochaine année.
