Les professionnels ont tout intérêt à maîtriser la rédaction professionnelle, en particulier s’ils occupent un poste administratif. Lorsque votre supérieur hiérarchique vous demande d’écrire quelque chose sous forme d’entreprise, tel qu’un mémo, vous devez savoir comment le faire. Sinon, vous n'aurez pas l'impact que vous désirez sur les destinataires. Vous pouvez éviter ce scénario en sachant rédiger un mémo au format commercial standard.
Créez une note qui inclut toutes les sections de normes, y compris le titre, le but, la discussion et la clôture, conseille Hodu.com. Un résumé est une section facultative.
Configurez le titre de votre mémo. Tous les mémos auront un en-tête standard comprenant quatre lignes intitulées «À», «De», «Date» et «Sujet».
Remplissez le titre de votre mémo. Après «À», tapez à qui la lettre est distribuée, telle qu'une personne, un groupe de personnes ou un département spécifique. Après "De", indiquez votre nom ou celui de la personne pour laquelle vous écrivez, tel que votre patron. Tapez la date de distribution après le mot «Date». Incluez quelques mots qui résument l’objet du mémo dans la ligne «Objet».
Tapez un court paragraphe qui explique le but de la note en quelques phrases. Le mémo peut avoir un but informatif, expliquer un problème ou demander une action aux destinataires.
Discutez en détail de l’objet de la note dans les prochains paragraphes. Ne donnez pas d’informations inutiles et ne vous répétez pas, mais donnez suffisamment de détails pour que tous les destinataires comprennent le motif du mémo et son importance.
Ecrivez l'action éventuelle des destinataires dans un paragraphe de clôture. Expliquez ce qui doit être fait et comment vous y prendre.
Ajoutez une section de résumé à la fin de votre mémo, s’il dépasse une page ou contient des informations très détaillées et complexes. Cela aidera à clarifier le but de votre mémo et donnera aux destinataires une référence à consulter sans avoir à relire l'intégralité du mémo. Inclure tous vos points clés, ainsi que toutes les actions qui doivent être prises, dans la section résumé.
