Demander l'approbation d'un projet ou d'un achat important peut être éprouvant pour les nerfs et frustrant. Cependant, avec une formulation et une attitude correctes, vous aurez plus de chances d'obtenir l'accord dont vous avez besoin. La recherche est également essentielle: vous devez savoir exactement ce dont vous avez besoin, savoir quel sera l'impact sur votre entreprise et pouvoir l'expliquer dans des termes que votre supérieur hiérarchique peut comprendre. Une lettre de demande spécifique et bien écrite peut grandement contribuer à concrétiser votre idée ou votre projet.
Recherchez votre proposition
La première étape de tout processus d’approbation consiste à rechercher ce dont vous avez besoin. Si vous demandez un nouveau véhicule de société, recherchez exactement le type de véhicule que vous souhaitez, son coût et son adaptation aux besoins de l'entreprise. Ne faites pas de déclaration générale sur ce que vous voulez approuver. Le destinataire de votre lettre est plus susceptible de décider en votre faveur s'il est clair dans votre lettre que vous avez fait un effort pour déterminer ce qui convient le mieux à la société. Plus important encore, plus vous êtes spécifique, plus il est probable qu'elle sera à l'aise de vous approuver pour un projet ou un achat, car elle saura exactement ce que vous ferez après l'approbation.
Formatez la lettre correctement
Commencez par vous adresser à votre patron par son nom et son titre (par exemple, le vice-président Smith). Si, par hasard, vous ne savez pas qui lira la lettre, adressez-la au titre de la personne (par exemple, "Cher commissaire".) Toutefois, la personnalisation est importante; faites donc de votre mieux pour connaître le nom et le titre exact de la personne.. Vous pouvez souvent le trouver sur le site Web de l'organisation ou en décrochant le téléphone et en demandant le nom de la personne.
Ensuite, présentez l’achat ou la proposition que vous souhaitez faire approuver. Essayez de faire cela dans la première phrase de votre lettre. Cela permettra au lecteur d’avoir une idée claire de ce que vous proposez tout de suite et de lui donner le contexte pour le reste de la lettre. Cela lui permet également de savoir que vous savez exactement ce que vous voulez.
Exemple:
Cher Superviseur Cunningham,
La fanfare Castle High High School a besoin de nouveaux uniformes.
Donner des exemples détaillés
Ensuite, expliquez pourquoi l’action que vous proposez devrait être entreprise. Même s'il semble évident qu'un achat soit nécessaire, expliquez en détail le raisonnement qui le sous-tend. Si le destinataire de votre lettre ne voit pas de bonne raison pour l'action proposée dans la lettre, celle-ci échouera. Cela ne devrait prendre que quelques phrases.
Exemple:
Nous avons acheté nos uniformes pour la dernière fois en 1992 et la collection actuelle est très usée et déchirée.
Continuez en énumérant toutes les raisons pour lesquelles la proposition serait bénéfique pour votre entreprise.Il s'agit de ce que votre travail apportera à l'entreprise, et non de la raison pour laquelle vous pensez personnellement que la proposition est importante.
Exemple:
La fanfare représente notre école lors de défilés, de matchs de football et d’autres rassemblements communautaires. Les nouveaux uniformes donneraient à notre école une vision beaucoup plus positive.
Nous devons maintenant payer une entreprise de confection de milliers de dollars chaque année pour entretenir nos anciens uniformes. Les nouveaux élimineraient ces frais.
Avoir de nouveaux uniformes modernes augmenterait considérablement le moral de tout le groupe, ce qui se traduirait généralement par de meilleures notes pour tous les élèves membres.
Conclure avec des informations précieuses
Terminez votre lettre avec votre nom, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone et invitez le lecteur à vous contacter pour toute question concernant la lettre ou la proposition. Le cas échéant, notez également la date à laquelle vous espérez avoir une réponse à votre demande. Lorsque vous avez terminé, la lettre ne devrait pas dépasser une page, à moins que vous n'ayez une très bonne raison de passer à la deuxième page (comme une proposition très complexe qui nécessite de longues explications ou une longue liste de raisons votre demande serait bénéfique).
Exemple:
Si vous avez des questions, je suis ravi de vous rencontrer à tout moment.
Je vous remercie,
Ben Warren, directeur, [email protected] 555-1234
Derniers conseils
Toujours écrire de manière respectueuse et formelle. Par exemple, au lieu de dire "Ce serait bien pour la société si nous pouvions acheter quelques nouvelles imprimantes", écrivez quelque chose du type "Si la société achète cinq nouvelles imprimantes, cela profiterait à Example Corp. parce que …" Si cela n’est pas déjà nécessaire, envisagez d’imprimer et de remettre votre lettre à la main au lieu de l’envoyer par courrier électronique à votre destinataire. Cela montrera que vous tenez vraiment à votre proposition et augmentera les chances qu'il se souvienne de répondre à la lettre dans les meilleurs délais.
Notez qu'une lettre d'approbation bien écrite peut ne vous mener nulle part - votre destinataire peut décider que la proposition elle-même est le problème. Dans ce cas, vous devrez proposer une idée entièrement nouvelle ou attendre que vous puissiez essayer à nouveau.
