Les ligues de baseball communautaires demandent souvent aux entreprises locales des dons pour aider à couvrir les coûts des équipes sportives. Le moyen le plus courant utilisé par une ligue pour faire un don consiste à rédiger une lettre de demande de don. Cette lettre explique l’objet du don et l’argent qui sera utilisé. Lors de la rédaction de ce type de lettre, soyez poli, utilisez un ton professionnel et faites savoir aux entreprises ce qu'elles recevront en échange du don.
Adresse la lettre. Écrivez «Cher», suivi du nom de l’entreprise ou, pour plus de généralité, adressez-lui «Chers entreprises locales».
Présentez-vous. Les lettres de demande de don sont généralement écrites par une personne du comité de la ligue. Ce comité prend des décisions concernant le nombre de dons nécessaires et leur utilisation. Indiquez aux lecteurs votre nom et votre position et indiquez le type et le nom de la ligue.
Fournir des détails sur l'organisation. Expliquez au lecteur ce que fait votre organisation, en quoi cela profite à la communauté et aux enfants et ce que vous essayez d'accomplir.
Demandez un don. Normalement, de nombreuses ligues demandent des dons d’un montant différent. Inscrivez donc le montant des dons que vous offrez. Les ligues de baseball font souvent de la publicité aux sponsors, par exemple en incluant les noms d’entreprise sur les maillots du joueur. Les ligues fournissent également des publicités par le biais de programmes et de journaux locaux.
Fermez la lettre en remerciant l'entreprise. Dites au lecteur que vous êtes reconnaissant que l'entreprise prenne le temps d'envisager de faire un don à la ligue. Indiquez les moyens permettant à l’entreprise de vous contacter, si nécessaire, et indiquez au lecteur que vous le contacterez avec un appel de suivi dans un délai spécifié. Signez la lettre «sincèrement» suivie de votre nom et de votre titre.
Inclure un bordereau de retour tronqué au bas. Sous la lettre, créez un formulaire que l’entreprise peut remplir et vous renvoyer. Inclure les montants des dons offerts et les prix. Les entreprises remplissent ensuite le bordereau et le renvoient à l'adresse fournie.
